Порядок оформления и отражения в бухучете и при налогообложении приобретения ГСМ за наличные

Организация может приобрести горюче-смазочные материалы (ГСМ) на автозаправочных станциях (АЗС) за наличный расчет, по топливным картам, а также по талонам. От того, каким образом приобретено топливо, зависит порядок отражения операций с ГСМ.

Если топливо приобретается за наличный расчет, необходимую сумму организация выдает сотруднику-водителю под отчет по расходному кассовому ордеру по форме № КО-2. Данную операцию отражает проводка:

• Дебет 71 Кредит 50 - выданы под отчет денежные средства для покупки ГСМ.

В течение трех дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан сдать в бухгалтерию авансовый отчет по форме АО-1, к которому должны быть приложены все кассовые чеки.

В бухгалтерском учете приобретенные ГСМ нужно отражать на субсчете 3 Топливо . Согласно п. 1 ст. 172 НК РФ , если АЗС выдала сотруднику счет-фактуру, к вычету можно принять НДС и учесть ее отдельно на счете 19 НДС по приобретенным ценностям . Так же следует поступать, если сумма НДС выделена отдельной строкой в кассовом чеке, подтверждающем покупку ГСМ во время командировки.

Когда счета-фактуры нет, необходимо оприходовать ГСМ по цене, указанной в кассовом чеке с учетом НДС (п. 6 ПБУ 5/01 ).

Поступление ГСМ, приобретенных за наличный расчет, отражает проводка:

• Дебет 10-3 Кредит 71 - оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).

Для подтверждения израсходованных ГСМ используют путевые листы. Данный документ оформляют сроком на один день или не более чем на месяц. В случае, когда транспортное средство используется посменно несколькими водителями, допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя. Путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом). Порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Движение путевых листов и сроки сдачи их в бухгалтерию отражает Журнал учета движения путевых листов . Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа по форме № 8. Оформленные путевые листы необходимо хранить в течение пяти лет.

Топливо, которое списывается за затраты, можно рассчитать по формуле:

Количество топлива, подлежащее списанию на затраты (л) = Остаток топлива при выезде автомобиля (л) + Количество топлива, заправленного в бак автомобиля (л) - Остаток топлива на конец дня (л)

Стоимость топлива для списания на расходы зависит от метода оценки МПЗ (ФИФО, по средней себестоимости).

В бухгалтерском учете списание ГСМ отражает проводка:

• Дебет 20 (23, 26, 44. ) Кредит 10-3 - списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).

Порядок учета затрат на ГСМ при расчете налогов зависит от системы налогообложения, которую применяет организация.

Организация применяет общую систему налогообложения

В случае, когда организация оказывает автотранспортные услуги, расходы на ГСМ следует включить в состав материальных расходов (п. 1 ст. 254 НК РФ ). В данном случае списывать затраты на приобретение ГСМ необходимо с учетом метода оценки материалов, который используется организацией (п. 8 ст. 254 НК РФ ).

Когда организация использует автотранспорт для нужд организации, расходы на ГСМ нужно включить в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (п. 1 ст. 264 НК РФ ). В данном случае списывать затраты на приобретение ГСМ требуется по их фактической стоимости приобретения, без учета НДС (п. 1 ст. 170 НК РФ ).

Для расчета налога на прибыль ГСМ принимаются к учету по покупным ценам (п. 2 ст. 254 НК РФ ). Когда цена содержит в себе НДС, сумму налога следует исключить из налоговой базы (п. 1 ст. 170 НК РФ ).

Организация применяет УСН

Учет расходов происходит в зависимости от выбранного объекта налогообложения:

• доходы - расходы на ГСМ учитывать не нужно (п. 1 ст. 346.18 НК РФ );
• доходы минус расходы - документально подтвержденные и оплаченные расходы на приобретение ГСМ можно включить в состав затрат (п. 2 ст. 346.16 НК РФ ). Суммы НДС по этим расходам тоже уменьшают налоговую базу по единому налогу (п. 1.8 ст. 346.16 НК РФ ).

Организация платит ЕНВД

Согласно п. 1 ст. 346.29 НК РФ , объектом обложения ЕНВД является вмененный доход, поэтому на расчет налоговой базы расходы на ГСМ не влияют.

Организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД

Когда расходы на ГСМ одновременно относятся к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности на общей системе налогообложения, их сумму следует распределить (п. 9 ст. 274 НК РФ ). Расходы на ГСМ, относящиеся к одному виду деятельности организации, распределять не нужно.

Для того, чтобы распределить расходы на ГСМ, необходимо определить долю доходов, полученных от разных видов деятельности по формуле:

Доля доходов от деятельности организации на общей системе налогообложения = Доходы от деятельности организации на общей системе налогообложения : Доходы от всех видов деятельности организации

Расходы на ГСМ, относящиеся к деятельности организации на общей системе налогообложения (без учета НДС), можно рассчитать по формуле:

Расходы на ГСМ, которые относятся к деятельности организации на общей системе налогообложения = Расходы на ГСМ (без НДС) × Доля доходов от деятельности организации на общей системе налогообложения

Определяя доли доходов и расходов по конкретному виду деятельности, следует использовать показатели за месяц, в котором затраты на ГСМ были списаны на расходы. Определяя налоговую базу по налогу на прибыль за отчетный период, расходы, относящиеся к деятельности организации на общей системе налогообложения за месяц, необходимо суммировать.

Расчет НДС производится по следующей формуле (п. 4 ст. 170 НК РФ ):

НДС, который можно принять к вычету = НДС, выделенный в счете-фактуре × (Стоимость отгруженных за налоговый период товаров (работ, услуг, имущественных прав), реализация которых облагается НДС : Общая стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав), отгруженных за налоговый период)

Расходы на ГСМ, относящиеся к деятельности организации, облагаемой ЕНВД (без учета НДС), можно рассчитать по формуле:

Расходы на ГСМ, которые относятся к деятельности организации, облагаемой ЕНВД = Расходы на ГСМ (без НДС) - Расходы на ГСМ, которые относятся к деятельности организации на общей системе налогообложения

К полученной доле расходов по деятельности организации, облагаемой ЕНВД, следует прибавить сумму НДС, которую нельзя принять к вычету (п. 2.3 ст. 170 НК РФ ).