Раздел IV. Аналитический обзор о развитии архивного дела в Республике Казахстан в 1999–2010 гг.

1.1.–1.2. В настоящее время национальное архивное законодательство имеется:

Закон Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года № 326-1 «О Национальном архивном фонде и архивах»;

Закон Республики Казахстан от 7 января 2003 года №370 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»;

Уголовный кодекс Республики Казахстан;

Трудовой кодекс Республики Казахстан от 15 мая 2007 года № 251;

Закон Республики Казахстан «О культуре» от 15 декабря 2006 года;

Закон Республики Казахстан «Об информатизации» от 11 января 2007 года № 217;

Закон Республики Казахстан «О частном предпринимательстве» от 31 января 2006 года № 124;

Закон Республики Казахстан «Об административных процедурах»;

Закон Республики Казахстан «О государственных секретах».

Постановления Правительства Республики Казахстан:

«Об утверждении Положения о Национальном архивном фонде Республики Казахстан» от 7 октября 1999 года № 1538;

«Об утверждении Положения о Государственном страховом фонде копий документов» от 28 мая 2002 года №578;

«Об утверждении Правил работы государственных органов со служебной информацией» от 23 января 2008 года № 51ДСП;

«Об утверждении Правил выдачи разрешений на временный вывоз за пределы Республики Казахстан документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности» от 12 февраля 2007 года №98;

«Об утверждении натуральных норм расходов материалов на изготовление микрофильмов и фотокопий документов, реставрацию документов, картонажные работы, выполняемые государственными архивными учреждениями Республики Казахстан» от 29 декабря 2007 года № 1388;

«Об утверждении Правил электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан» от 17 апреля 2004 года № 430;

«Об утверждении Соглашения о принципах и формах взаимодействия государств-участников Содружества Независимых Государств в области использования архивной информации» от 18 марта 2000 года № 414;

«Об утверждении Правил оказания платных услуг и использования полученных средств государственными и ведомственными архивами, содержащимися за счет государственного бюджета» от 8 февраля 2002 года № 183;

«О внесении изменений и дополнений в постановление Правительства Республики Казахстан от 30 декабря 2009 года № 2315»;

«О внесении изменений и дополнений в постановление Правительства Республики Казахстан от 30 июня 2007 года № 561 и об утверждении стандартов государственных услуг» и от 20 июля 2010 года № 745.

Постановления Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан:

«О Правилах хранения, передачи в архив и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Президента, депутатов Парламента Республики Казахстан» от 2 октября 1999 года № 33/250. (гос. рег. № 931 от 08.10.1999 г.);

«О Правилах хранения, передачи в архив и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов маслихатов, акимов Республики Казахстан» от 2 октября 1999 года № 33/251. (гос. рег. № 932 от 08.10.1999 г.).

Приказы Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан:

«Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан» от 11 августа 2000 года № 47(гос. рег. № 1240 от 10.09.2000 г.);

«Об утверждении Правил работы исследователей в читальных залах государственных архивов Республики Казахстан» от 02 октября 2000 г. № 58;

«Об утверждении Инструкции о порядке отбора и передачи на государственное хранение кинодокументов и видеофонограмм» от 23 апреля 2001 г. №22;

«Об утверждении Инструкции по проставлению апостиля на архивных справках и копиях архивных документов, исходящих из государственных архивов Республики Казахстан» от 3 июля 2001 г. № 38;

«Об утверждении Инструкции о порядке исполнения запросов социально-правового характера, поступающих из-за рубежа» от 9 июля 2001 г. № 43;

«Об утверждении Правил отнесения документов Национального архивного фонда Республики Казахстан к объектам историко-культурного наследия Республики Казахстан» от 18 декабря 2002 года № 74.

Приказы Министра связи и информации Республики Казахстан:

«Апостилирование архивных справок и копий архивных документов, исходящих из государственных архивов Республики Казахстан и направляемых за рубеж»;

«Выдача архивных справок»;

СТ РК 1237-2004 «Документы на бумажных носителях. Общие требования к архивному хранению»;

СТ РК 1037-2001 «Архивное дело и делопроизводство. Термины и определения».

1.3. Сферы действия национального архивного законодательства распространяются на:

1.3.1. государственные архивы

1.3.3. архивы государственных учреждений, организаций и предприятий

1.3.4. рукописные собрания библиотек, музеев, научных учреждений

1.3.5. архивы негосударственных коммерческих организаций

1.3.6. архивы общественных организаций, политических партий и движений

1.3.7. архивы религиозных организаций

1.3.8. личные (частные) архивы граждан

1.3.9. специальные государственные архивы Республики Казахстан.

В предыдущий период сфера действия национального архивного законодательства распространялась и на муниципальные архивы.

1.4. –1.5. В период 1999–2010 гг. отменялись и изменялись следующие законодательные и нормативные акты, регулирующие архивное дело:

В Закон «О Национальном архивном фонде и архивах» от 22 декабря 1998 года вносились изменения и дополнения в 2001, 2004, 2006–2007, 2009–2011 годах, в результате которых были отменены следующие нормативные правовые акты:

Временные требования к оформлению организационно-распорядительных документов, утвержденные в 2000 году, отменены в связи, с утверждением в 2003 году приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия РК Типовых правил документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан.

Типовые правила документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан, отменены в связи, с утверждением в 2009 году приказом Министра культуры и информации Республики Казахстан «Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях» (гос. рег. от 28.10.2009 г. № 5834).

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных организаций, с указанием сроков хранения отменен в связи, с утверждением в 2009 году приказом Министра культуры и информации Республики Казахстан «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения» (гос. рег. от 28.10.2009 г. № 5834).

1.6. Респондент считает целесообразным дальнейшую разработку архивного законодательства Республики Казахстан, тогда как в 1991–1998 гг. респондент считал нецелесообразным дальнейшую разработку архивного законодательства.

1.7. По мнению респондента необходимо совершенствование архивного законодательства по проблемам: электронного документооборота; электронных архивов.

1.8. Подзаконные и иные специальные ведомственные акты, регулирующие организацию архивного дела РК, принятые в 1999–2010 гг.:

Постановления Правительства Республики Казахстан:

«Об утверждении Положения о Национальном архивном фонде Республики Казахстан» от 7 октября 1999 года № 1538;

«Об утверждении Положения о Государственном страховом фонде копий документов» от 28 мая 2002 года №578;

«Об утверждении Правил работы государственных органов со служебной информацией» от 23 января 2008 года № 51ДСП;

Постановления Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан:

Приказы Министра связи и информации Республики Казахстан:

«Выдача архивных справок»;

СТ РК 1237-2004 «Документы на бумажных носителях. Общие требования к архивному хранению»;

СТ РК 1037-2001 «Архивное дело и делопроизводство. Термины и определения».

За период с 1991–1998 гг. не принимались подзаконные или специальные ведомственные акты.

1.9. – 1.10. В период 1999–2010 гг. были приняты следующие нормативно-методические документы, устанавливающие единый порядок работы государственных, муниципальных и иных архивных учреждений РК, хранящих документы Архивного фонда страны:

1.10.1. Правила работы:

«Об утверждении Правил работы государственных органов со служебной информацией» от 23 января 2008 года № 51ДСП;

Постановления Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан:

«О Правилах хранения, передачи в архив и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов Президента, депутатов Парламента Республики Казахстан» от 2 октября 1999 года N 33/250. (гос. рег. № 931 от 08.10.1999 г.);

«О Правилах хранения, передачи в архив и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов маслихатов, акимов Республики Казахстан» от 2 октября 1999 года N 33/251. ( гос. рег. № 932 от 08.10.1999 г.).

Инструкция о порядке выдачи и использования изобразительных документов из фондов личного происхождения деятелей культуры и искусства от 29.04.2005 г.

Постановления Правительства Республики Казахстан:

«Об утверждении Положения о Национальном архивном фонде Республики Казахстан» от 7 октября 1999 года № 1538;

«Об утверждении Положения о Государственном страховом фонде копий документов» от 28 мая 2002 года №578;

На вопрос о порядках респондент ответил: «В Республике Казахстан законодательством не предусмотрен нормативный правовой акт с таким названием».

Постановление Правительства Республики Казахстан «Об утверждении натуральных норм расходов материалов на изготовление микрофильмов и фотокопий документов, реставрацию документов, картонажные работы, выполняемые государственными архивными учреждениями Республики Казахстан» от 29 декабря 2007 года № 1388.

1.10.8. Типовые и примерные номенклатуры разрабатывались на областном и районном уровнях. На республиканском уровне они не разрабатывались.

1.10.9. Методические рекомендации:

1.10.9.1. Методические рекомендации по составлению Примерного перечня документов постоянного и долговременного хранения, образующихся в деятельности высших государственных органов и их подведомственных организаций от 8 июля 1999 г.

1.10.9.2. Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов от 8 июля 1999 г.

1.10.9.3. Примерное положение о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии центрального исполнительного органа и ведомства Республики Казахстан от 17 марта 2001 г.

1.10.9.4. Примерное положение о постоянно действующей Экспертной комиссии центрального исполнительного органа и ведомства Республики Казахстан от 17 марта 2001 г.

1.10.9.5. Типовое положение об экспертно-проверочной комиссии центрального государственного архива, местного уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией Республики Казахстан от 27 марта 2000 г.

1.10.9.6. Примерный перечень документов по личному составу, образующихся в деятельности государственных юридических лиц, с указанием сроков хранения от 19 декабря 2000 г.

1.10.9.7. Примерное положение о ведомственном архиве государственного юридического лица от 7 апреля 2000 г.

1.10.9.8. Методические рекомендации по подготовке справочников по административно-территориальному делению Казахстана от 2 октября 2000 г.

1.10.9.9. «Методические рекомендации по ведению централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, временно хранящихся в ведомственных и частных архивах организаций – источников комплектования государственных архивов» от 20 января 2003 года.

1.10.9.10. Методические рекомендации по подготовке межархивного путеводителя по фондам личного происхождения, хранящихся в государственных архивах Республики Казахстан от 26.06.2004 г.

1.10.9.11. Методические рекомендации по подготовке проектно-сметной документации по жилищно-гражданскому строительству и передаче на государственное хранение от 01.02.2006 г.

1.10.9.12. Методические рекомендации по оформлению, хранению и учету личных дел государственных служащих. 2009 г.

1.11. – 1.12. В период 1999–2010 гг. были разработаны следующие отраслевые и межотраслевые стандарты по архивному делу:

1.12.1. Государственный стандарт Республики Казахстан СТ РК 1037-2001 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

1.12.2. Государственный стандарт Республики Казахстан СТ 1042-2001 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

1.12.3. Государственный стандарт Республики Казахстан СТ РК 1237-2004 «Документы на бумажных носителях. Общие технические требования к архивному хранению».

1.13. – 1.4. В период 1999–2010 гг. в РК были приняты следующие государственные программы развития архивного дела, утвержденные на законодательном уровне: постановление Правительства Республики Казахстан от 26 января 2001 года № 146 «Концепция развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001–2005 годы»; постановление Правительства Республики Казахстан от 11 июня 2001 года № 797 «Программа развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001–2005 годы»; постановление Правительства Республики Казахстан от 30 ноября 2006 года № 1153 «Программа развития архивного дела и систем документации Республики Казахстан на 2007–2009 годы».

1.15. Респондент считает уровень развития национального архивного законодательства в РК достаточным для обеспечения эффективного развития архивного дела в современных условиях.

1.17. – 1.18. По мнению респондента трудности в реализации архивного законодательства в РК имеются: отсутствует административная ответственность за нарушение архивного законодательства. В 1991–1998 гг. среди трудностей, имеющихся на пути реализации архивного законодательства, респондент отмечал неразработанность правовых и нормативных документов, недостаточное финансирование и слабую материально-техническую базу, отсутствие отраслевой науки, недостаток кадров.

Выводы

В настоящее время в Казахстане имеется национальное архивное законодательство (также как и в предыдущий период), которое распространяется на государственные архивы, архивы государственных учреждений, организаций и предприятий, рукописные собрания библиотек, музеев, научных учреждений, архивы негосударственных коммерческих организаций, архивы общественных организаций, политических партий и движений, архивы религиозных организаций, личные (частные) архивы граждан, специальные государственные архивы, и охватывает все стороны деятельности архивных учреждений.

Существующее архивное законодательство в целом основывается на Законе Республики Казахстан «О национальном Архивном фонде», в который за прошедший период было внесено ряд изменений и дополнений, отражающих новые задачи и потребности архивного дела в РК.

В период 1999–2010 гг. отменялись и изменялись законодательные и нормативные акты, регулирующие архивное дело.

Следует отметить тот факт, что респондент считает целесообразным дальнейшую разработку архивного законодательства республики, тогда как в 1991–1998 гг. эта проблема считалась решенной.

В период 1999–2010 гг. было принято большое количество нормативно-методических документов: инструкций, положений, перечней, типовых и примерных номенклатур. Большое значение имеют «Единые правила организации комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда» (2009). Все нормативно-методические разработки направлены на обеспечение развития и совершенствования архивного дела в Республике Казахстан.

В 1999–2010 гг. в Республике принимались государственные программы развития архивного дела. «Концепция развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001–2005 гг.» определяла факторы и долгосрочные перспективные приоритеты государственной политики в архивной отрасли и намечала практические пути их реализации. Основная задача Концепции состояла в обеспечении стабильного функционирования архивной сети республики. Концепция зафиксировала состояние архивного дела на тот период, которое определялось как нестабильное. В Концепции отмечалось: «Для дальнейшего повышения роли и престижа архивной сферы в обществе, определения места архивной службы в системе государственного устройства чрезвычайно актуальным является дальнейшая разработка и совершенствование законодательной базы».

В 1999–2010 гг., по мнению респондента, имелись трудности в реализации архивного законодательства в РК, так как отсутствовала административная ответственность за нарушение архивного законодательства.

В 1999–2010 гг. была проделана большая работа в области законотворчества, которая позволила устранить многие недостатки в области архивного законодательства.

РАЗДЕЛ 2 ОРГАНЫ УПРАВЛЕНИЯ АРХИВНЫМ ДЕЛОМ В СИСТЕМЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ГОСУДАРСТВА

2.1. В период 1999–2010 гг. регулированием архивного дела на общегосударственном уровне занимается Комитет информации и архивов. В предшествующий период 1991–1998 гг. регулированием архивного дела занимался Центральный государственный архив Республики Казахстан.

2.2. Комитет информации и архивов находится в ведении Министерства связи и информации Республики Казахстан.

2.3. – 2.4. В 1999–2010 гг. название органа, занимавшегося регулированием архивного дела на общегосударственном уровне, изменялось:

с 1996–1999 гг. – Центральный государственный архив Республики Казахстан;

с 1999 по 2004 гг. – Комитет по управлению архивами и документацией;

с 2004 года – Комитет информации и архивов.

В 1991–1998 гг. название органа, занимавшегося регулированием архивного дела на общегосударственном уровне, также изменялось.

2.5. – 2.6. Подчиненность органа, занимающегося регулированием архивного дела на общегосударственном уровне в 1999–2010 гг. изменялась:

с 1999 по 2003 гг. – Министерство культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан;

с 2003 по 2004 г.г. – Министерство культуры Республики Казахстан;

с 2004 по 2006 г.г. – Министерство культуры, информации и спорта Республики Казахстан;

с 2006 по 2010 г.г. Министерство культуры и информации Республики Казахстан;

с 2010 года – Министерство связи и информации Республики Казахстан.

За предыдущий период 1991–1998 гг. подчиненность органа, занимающегося регулированием архивного дела на общегосударственном уровне в 1999–2010 гг. не изменялась.

2.7. В сферу полномочий органа, занимающегося в настоящее время регулированием архивного дела в общегосударственном масштабе, входят:

2.7.1. государственные архивы

2.7.3. архивы государственных учреждений, организаций и предприятий

2.7.4. рукописные собрания библиотек, музеев, научных учреждений

2.7.5. архивы негосударственных коммерческих организаций

2.7.6. архивы общественных организаций, политических партий и движений

2.7.7. архивы современных религиозных организаций

2.7.8. личные (частные) архивы граждан

2.7.9. специальные государственные архивы Республики Казахстан.

В предыдущий период в сферу полномочий органа, занимавшегося регулированием архивного дела в общегосударственном масштабе, входили также муниципальные архивы.

2.8. – 2.9. В региональных и муниципальных органах управления имеется 16 специальных структур, занимающихся в настоящее время регулированием архивного дела:

Управление архивов и документации города Алматы – Акиму г. Алматы;

Управление архивов и документации города Астаны – Акиму г. Астаны:

Управление архивов и документации Алматинской области – Акиму Алматинской области;

Управление архивов и документации Акмолинской области - Акиму Акмолинской области;

Управление архивов и документации Актюбинской области – Акиму Актюбинской области:

Управление архивов и документации Атырауской области – Акиму Атырауской области;

Управление архивов и документации Восточно-Казахстанской области – Акиму Восточно-Казахстанской области;

Управление архивов и документации Жамбылской области – Акиму Жамбылской области;

Управление архивов и документации Западно-Казахстанской области – Акиму Западно-Казахстанской области;

Управление архивов и документации Карагандинской области – Акиму Карагандинской области;

Управление архивов и документации Костанайской области – Акиму Костанайской области;

Управление архивов и документации Кызылординской области – Акиму Кызылординской области;

Управление архивов и документации Мангистауской области – Акиму Мангистауской области;

Управление архивов и документации Павлодарской области – Акиму Павлодарской области;

Управление архивов и документации Северо-Казахстанской области – Акиму Северо-Казахстанской области;

Управление архивов и документации Южно-Казахстанской области – Акиму Южно-Казахстанской области.

При этом следует отметить, что в период 1991–1998 гг. таких структур было 7.

2.10. Названия и подчиненность региональных и муниципальных специальных структур, занимавшихся регулированием архивного дела в 1999–2010 гг. не изменялись.

2.12. – 2.13. Сфера полномочий региональных и муниципальных структур, занимавшихся регулированием архивного дела в 1999–2010 гг. изменялась в сторону расширения этих полномочий.

Выводы

В настоящее время регулированием архивного дела в Казахстане на общегосударственном уровне занимается Комитет информации и архивов, который находится в ведении Министерства связи и информации Республики Казахстан. Основными задачами Комитета является реализация государственной политики в области средств массовой информации, архивного дела и документации. В течение 1999–2010 гг. название органа, занимающегося регулированием архивного дела, и его подчиненность неоднократно изменялись, тогда как в предыдущий период, изменения коснулись только названия органа, регулирующего архивное дело.

Сфера полномочий Комитета информации и архивов распространяется на все архивные учреждения государства, вне зависимости от их принадлежности к той или иной форме собственности, исключая муниципальные архивы, которые в предшествующий период также находились в сфере полномочий органа управления архивным делом.

В региональных и муниципальных органах управления существуют специальные структуры, занимающиеся регулированием архивного дела на местах, названия и подчиненность этих органов в течение 1999–2010 гг. не изменялись.

Сфера полномочий региональных и муниципальных структур изменилась в сторону их расширения.

РАЗДЕЛ 3 АРХИВНАЯ СЕТЬ В 1999–2010 гг.

3.1. В настоящее время архивная сеть государства включает 214 архивов.

Среди них общегосударственный статус имеют 5 архивов, из которых специализированных (кино, фото, фоно, НТД и др.) – 2 архива.

Статус региональных имеют 16 архивов.

Статус районных имеют 193 архива.

В предыдущий период архивная сеть включала 212 архивов, среди них общегосударственный статус имели 3 архива; статус региональных имели 16 архивов; статус муниципальных – 193 архива.

3.2. В 1999–2010 гг. сеть архивов изменялась:

3.2.1. на общегосударственном уровне

3.2.3. на районном уровне.

3.3. Количество архивов:

3.3.1. на общегосударственном уровне – увеличилось

3.3.3. на муниципальном уровне – увеличилось.

3.4. К причинам изменения количества существовавших в 1999–2010 гг. государственных (национальных) архивов общегосударственного уровня респондент относит:

3.4.3 создание Национального архива РК.

В 1991–1998 гг. причиной изменения количества архивов также было создание новых государственных архивов.

3.5. Причинами изменения количества существовавших в 1999–2010 гг. архивов регионального уровня являются:

3.5.1. слияние существовавших ранее архивов

3.5.2. разделение существовавших ранее архивов

3.5.3 создание новых архивов.

К причинам изменения количества архивов в 1991–1998 гг. относились: слияние архивов, а также изменение административно-территориального деления.

3.6. Причинами изменения количества существовавших в 1999–2010 гг. архивов муниципального уровня являются:

3.6.1. слияние существовавших ранее архивов

3.6.2. разделение существовавших ранее архивов

3.6.3 создание новых архивов.

В предшествующий период к причинам изменения количества архивов относилось: слияние и разделение существующих архивов, создание новых, а также изменение административно-территориального деления.

Выводы

В период 1999–2010 гг. архивная сеть Республики Казахстан включала 214 архивов, среди них общегосударственный статус имели 5 архивов, из них – 2 специализированных. Статус региональных имели 16 архивов, статус районных – 193. Архивная сеть РК за 1999–2010 гг. претерпела незначительные количественные изменения, они коснулись лишь общегосударственных архивов (в 1991–1998 гг. их было 3). Такая ситуация свидетельствует о существующей стабильности в архивной сети РК.

В предшествующий период архивная сеть претерпела значительные изменения, как на государственном, так и на региональном уровне. Это было связано с разделением и объединением ранее существовавших архивов, а также с созданием новых архивов, как на региональном, так и на муниципальном уровнях, и, кроме того, с административно-территориальными изменениями, которые привели к укрупнению административно территориальных единиц и, следовательно, к сокращению количества архивов.

Государственные архивные учреждения РК осуществляют приобретение, постоянное хранение, обеспечение сохранности и использование в научных и практических целях документов Национального архивного фонда, который является неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Казахстана.

РАЗДЕЛ 4 КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АРХИВНОЙ ОТРАСЛИ

4.1. По мнению респондента, обеспеченность архивной отрасли кадрами недостаточная, также как и в предыдущий период.

4.2. Возрастной состав работников архивной отрасли:

4.2.1. до 29 лет включительно – 29%.

4.2.2. с 30 до 49 лет включительно – 48%.

4.2.3. 50 лет и старше – 23%.

4.2.4. в т.ч. пенсионного возраста – 9%.

4.3. Обеспеченность архивной отрасли кадрами со специальным архивным образованием составляет менее 25% всех работающих, также как и в предыдущий период.

4.4. В архивной отрасли государства в настоящее время работает:

докторов наук, кандидатов наук – 13 человек

высшее образование имеют 1823 – человека

среднее специальное образование имеют – 392 человека

среднее образование имеют – 102 человека

всего 2330 человек.

В 1991–1998 гг. в архивной отрасли государства работало: докторов и кандидатов наук – 2, с высшим образованием – 620, со средним специальным – 316, среднее образование имели – 280 человек. Всего в отрасли работало 1226 человек.

Как видим, численность работающих в архивной отрасли РК за период 1999–2010 гг. возросла почти вдвое, при этом в три раза увеличилась численность специалистов с высшим образованием.

4.5. В настоящее время в архивной отрасли РК используются следующие формы повышения квалификации сотрудников:

4.5.1. краткосрочные (от 1 до 5 дней) курсы повышения квалификации в рамках архивной отрасли РК

4.5.3. заочные формы получения профессионального образования в высших и средних специальных учебных заведениях РК

4.5.4. курсы повышения квалификации на базе Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета

4.5.5. курсы повышения квалификации на базе ВНИИДАД как Базовой организации по профессиональной переподготовке и повышению квалификации кадров по архивоведению, документоведению и документационному обеспечению управления государств – участников СНГ.

В предшествующий период респондент предлагал и повышение квалификации по линии МСА.

4.6. Наиболее целесообразными формами повышения квалификации сотрудников респондент считает:

4.6.1. обмен опытом с коллегами из стран СНГ и других стран

4.6.2. обучение сотрудников.

В 1991–1998 гг. респондент к наиболее целесообразным формам относил обмен опытом с коллегами стран СНГ и других государств.

4.7. – 4.8. Респондент полагает, что повышение квалификации сотрудников должно проводиться как по инициативе администрации, так и по их личной инициативе.

Такое же мнение высказывалось и в предыдущий период.

4.9. Респондент отмечает, что для повышения квалификации сотрудников необходимо иметь учебные методические центры:

4.9.1. в рамках архивной отрасли РК

4.9.2. межгосударственный в рамках СНГ.

Такое же мнение высказывалось и в предыдущий период.

4.10. Респондент считает необходимым постоянно проводить повышение квалификации для сотрудников архивной отрасли, также как и в 1991–1998 гг.

4.11. Респондент отмечает, что оплачивать повышение квалификации должно архивное учреждение, в котором работает сотрудник, также как и в предыдущий период.

4.12. По мнению респондента для эффективного повышения квалификации необходимо совершенствование методических разработок по следующим направлениям:

4.12.3. научно-справочный аппарат

4.12.4. обеспечение сохранности документов

4.12.5. использование документов

4.12.6. информатизация архивных учреждений.

Такое же мнение высказывалось и в предыдущий период.

4.13. В РК используется профессиональная переподготовка работников архивных учреждений как способ повышения их профессионального уровня.

4.14. – 4.15. Респондент считает профессиональную переподготовку работников архивных учреждений необходимой и обязательной с периодичностью один раз в три года.

4.16. Профессиональная переподготовка наиболее эффективно может осуществляться:

4.16.1. на базе специализированных кафедр (например, архивоведения) высших учебных заведений РК

4.16.2. на базе специальных учебных центров РК

4.16.3. на базе ВНИИДАД как Базовой организации по профессиональной переподготовке и повышению квалификации кадров по архивоведению, документоведению и документационному обеспечению управления государств – участников СНГ

4.16.5. на базе специализированных кафедр высших учебных заведений и учебных центров в странах Европы и США.

4.17. По мнению респондента наиболее целесообразно проведение профессиональной переподготовки:

4.17.1. без отрыва от производства (заочная форма)

4.17.2. с отрывом от производства (очная форма)

4.17.3. с частичным отрывом от производства (заочно-очная форма).

4.18. – 4.20. Респондент считает оптимальными сроками проведения профессиональной переподготовки: по заочной форме обучения один год; по очной форме обучения – три месяца; по заочно-очной форме обучения – один год.

4.21. Считается не обязательным осуществлять проведение профессиональной переподготовки специалистов лишь в заведениях и центрах, имеющих лицензию на осуществление образовательной деятельности по архивоведению.

4.22. Архивная отрасль РК испытывает потребность в специалистах:

4.22.1. со специальным архивным образованием

4.22.2. по компьютерным технологиям

4.22.3. по экономике архивного дела

4.22.4. по управлению архивами, архивным делом.

Выводы

В архивной отрасли РК работает 2330 человек в 214 архивах. По мнению респондента, обеспеченность кадрами недостаточная, хотя по сравнению с предшествующим периодом численность возросла почти вдвое (на 1104 чел.). Обеспеченность кадрами со специальным архивным образованием составляет менее 25% всех работающих, также как и в 1991–1998 гг. Так как количество работающих в архивной отрасли сотрудников увеличилось почти вдвое, то и количество работников со специальным архивным образованием должно возрасти почти вдвое, по сравнению с предшествующими годами. Работники в возрасте от 29 до 49 лет составляют 48%, молодежь (до 29 лет включительно) – 29%, пенсионного возраста – всего 9%. В предшествующий период пенсионеров было 11,3%. Это говорит о том, что в архивную отрасль идут работать люди в основном наиболее работоспособного возраста.

В настоящее время в архивной отрасли РК работает докторов и кандидатов наук – 13 человек (в предшествующий период – 2), специалистов с высшим образованием – 1823 (в предшествующий период – 620), специалистов со средним специальным образованием – 392 (в предшествующий период – 316), специалистов со средним образованием – 102 (в предшествующий период – 280). С неоконченным средним образованием сотрудников нет.

Несмотря на то, что респондент отмечает недостаточную обеспеченность архивной отрасли кадрами, анализ анкеты показывает позитивные сдвиги, произошедшие с обеспеченностью кадрами, как в отношении численности, возрастной структуры, так и в образовательном уровне.

Для повышения профессионального уровня работников архивной отрасли используются курсы повышения квалификации в рамках РК (от 1 до 5 дней), а также заочные формы профессионального образования в высших и средних специальных учебных заведениях РК. Для этого также используются курсы на базе Историко-архивного института РГГУ и на базе ВНИИДАД. В предшествующий период респондент отмечал необходимость повышения квалификации по линии МСА. Предложенные формы повышения квалификации должны способствовать повышению профессиональных знаний и навыков у специалистов.

Наиболее целесообразными формами повышения квалификации признаны в РК обмен опытом с коллегами из стран СНГ и других государств и обучение сотрудников.

Повышение квалификации сотрудников должно проводиться как по инициативе администрации, так и по их личной инициативе. Подобное мнение высказывал респондент и в предшествующие годы, это позволяет сделать вывод, что руководство архивной отрасли проводит последовательную и планомерную работу по повышению квалификации своих специалистов на протяжении многих лет. Важно подчеркнуть и то, что оплачивать повышение квалификации должно учреждение, в котором работает сотрудник.

Очевидно, следует согласиться с мнением, высказанным респондентом, о том, что для повышения квалификации необходимо иметь учебный центр в рамках архивной отрасли РК, а также межгосударственный в рамках СНГ.

В архивной отрасли РК используется профессиональная переподготовка как способ повышения квалификации, считается, что проводить ее необходимо и обязательно с периодичностью один раз в 3 года.

Несмотря на то, что в архивной отрасли РК проводится большая работа по повышению квалификации и профессиональной переподготовки, она, по-прежнему, испытывает потребность в специалистах: со специальным архивным образованием, по компьютерным технологиям, по экономике архивного дела, по управлению архивами, архивным делом.

РАЗДЕЛ 5 МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АРХИВНОЙ ОТРАСЛИ

5.1. Архивная отрасль в 1999–2010 гг. финансировалась в полном объеме. В период 1991–1998 гг. она финансировалась не в полном объеме.

5.2. В течение 1999–2010 гг. архивная отрасль развивалась за счет бюджетного финансирования, тогда как в 1991–1998 гг. она финансировалась за счет как бюджетных, так и внебюджетных средств.

5.3. Считается, что для эффективного развития отрасли финансирование должно быть увеличено в 3 раза. В предшествующий период требовалось увеличение финансирования

5.4. – 5.5. В 1999–2010 гг. было построено 3 новых архивохранилища. В предшествующий период архивохранилища не строились.

5.6. – 5.7. В 1999–2010 гг. в ведение архивной отрасли было передано 6 зданий или помещений. Необходимо отметить, что в ведение архивной отрасли в 1991–1998 гг. было передано 60 помещений.

5.8. В настоящее время архивная отрасль испытывает потребность в строительстве новых архивохранилищ, также как и в предыдущий период.

5.9. Объемы потребности (в м 3 ) респондент не указывает, также как и в предыдущий период.

5.10. Архивная отрасль имеет недостаточно развитую техническую базу. В предыдущий период, по мнению респондента, архивная отрасль имела отсталую техническую базу.

5.11. В течение 1999–2010 гг. техническое оборудование и расходные материалы приобретались в недостаточном количестве.

Подобная ситуация отмечалась и в предыдущий период.

5.12. В 1999–2010 гг. архивная отрасль получала техническое оборудование и расходные материалы в качестве спонсорской или гуманитарной поддержки. В предыдущий период архивная отрасль не получала ни технического оборудования, ни расходных материалов в качестве спонсорской или гуманитарной поддержки.

5.13. В 1999–2010 гг. мебель для архивной отрасли приобреталась, в 1991–1998 гг. мебель не приобреталась.

5.14. Материально-техническое обеспечение архивной отрасли к настоящему времени можно считать недостаточным для эффективного развития, а в 1991–1998 гг., по мнению респондента, ее можно было считать минимальной.

5.15. Материальное обеспечение работников архивной отрасли нельзя считать достаточным для обеспечения ее эффективного развития.

5.16. По мнению респондента, материальное обеспечение работников архивной отрасли РК для обеспечения эффективного развития технических, технологических, методических направлений развитий отрасли на уровне мировых стандартов, необходимо увеличить в 3 раза.

Выводы

Архивная отрасль в РК в 1999–2010 гг. финансировалась в полном объеме и развивалась за счет бюджетного финансирования. По имеющимся оценкам, для обеспечения необходимого уровня ее развития, финансирование должно быть увеличено в 3 раза. В предшествующий период архивная отрасль финансировалась не в полном объеме, ее развитие осуществлялась как за счет бюджетного, так и внебюджетного финансирования. По оценкам респондента, в тот период требовалось увеличить финансирование, как минимум, Все это свидетельствует о заметном улучшении финансирования архивной отрасли в РК.

В период 1999–2010 гг. было построено 3 новых архивохранилища, а также передано архивной отрасли 6 зданий и помещений. Несмотря на это, отрасль по-прежнему испытывает потребность в строительстве новых архивохранилищ.

Если сравнить потребности архивной отрасли в строительстве новых архивохранилищ в настоящий период, с предыдущим, когда новые архивохранилища совсем не строились, то можно сделать вывод, что и в этом направлении деятельности наметились некоторые улучшения.

Архивная отрасль в настоящее время имеет недостаточно развитую техническую базу, тогда как в 1991–1998 гг. она имела отсталую техническую базу. Техническое оборудование и расходные материалы в течение 1999–2010 гг. приобретались в недостаточном количестве, также как и в предыдущем периоде. В 1999–2010 гг. архивная отрасль, в отличие от предыдущего периода, получала оборудование и материалы не только за счет бюджетных средств, но и за счет спонсорской помощи и гуманитарной поддержки. Для архивной отрасли приобреталась новая мебель, тогда как в 1991–1998 гг. ее не закупали.

Несмотря на некоторые улучшения в материально-техническом обеспечении архивной отрасли, ее потребности, судя по данным анкеты, пока не удовлетворены. Наряду с этим отмечалось и недостаточное материальное обеспечение работников архивной отрасли.

По всем вопросам материально-технического обеспечения архивной отрасли в Республике Казахстан наметились позитивные сдвиги, но, несмотря на это, отрасль еще нуждается в строительстве новых архивохранилищ, увеличении оснащенности техническим оборудованием и расходными материалами.

РАЗДЕЛ 6 КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВНОГО ФОНДА ГОСУДАРСТВА В 1999–2010 гг.

6.1. Принципы комплектования в 1999–2010 гг. не изменились.

Как отмечал респондент, в 1991–1998 гг. принципы комплектования изменились.

6.2. – 6.2.1 Комплектование в настоящее время, как и раньше, ведется в плановом порядке, постоянно.

6.3. – 6.3.1. Количество источников комплектования в настоящее время (в сопоставлении с 1998 г.) возросло на 53%. В предшествующий период количество источников комплектования уменьшилось на 29,5% (по сравнению с 1990 г.).

6.4. К причинам изменения количества источников комплектования респондент относит проводимые в Республике Казахстан административные реформы, формирование негосударственного сектора экономики.

К причинам изменения количества источников комплектования в сторону уменьшения в 1991–1998 гг. респондент относил реорганизацию и ликвидацию учреждений; сокращение единиц административно-территориального деления и упразднение ряда областных и региональных центров.

6.5. В установленные законодательством сроки не все документы постоянного хранения передаются на государственное хранение, также как и в предыдущий период.

6.6. Архивный фонд РК комплектуется документами коммерческих, общественных или иных организаций негосударственной формы собственности, также как и в предыдущий период.

6.7. Комплектование Архивного фонда документами коммерческих, общественных и иных организаций негосударственной формы собственности осуществляется:

6.7.2. на основании добровольного заключения договоров между архивными учреждениями и коммерческими и иными организациями негосударственной формы собственности.

Подобная ситуация существовала и в 1991–1998 гг.

6.8. Инициатива передачи документов коммерческих, общественных и иных организаций негосударственной формы собственности принадлежит:

6.8.2. чаще всего архивным учреждениям

6.8.4. иногда самим коммерческим и иным организациям негосударственной формы собственности.

В предшествующий период чаще всего эта инициатива принадлежала архивным учреждениям.

6.9. Архивный фонд РК комплектуется документами физических лиц, как и раньше.

6.10. Инициатива передачи документов физических лиц на государственное хранение принадлежит:

6.10.2. чаще всего архивным учреждениям

6.10.6. иногда частному лицу.

Такое же положение отмечалось и в предыдущий период.

6.11. К факторам, сдерживающим полноценное комплектование Архивного фонда государства, респондент относит:

6.11.2. недостаток свободных площадей, помещений

6.11.3. недостаток финансовых средств для приобретения документов.

В предшествующий период к вышеперечисленным факторам, сдерживавшим полноценное комплектование АФ РК, респондент также относил нежелание коммерческих и иных организаций негосударственной формы собственности передавать документы на государственное хранение.

6.12. Методическую базу развития комплектования составляют пособия, разработанные:

6.12.2. в период с 1991 по 1998 гг.

6.12.3. в период с 1999 по 2010 гг.

6.13. – 6.14. С 1999 по 2010 гг. разработано 4 новых методических пособия по комплектованию. Теоретических исследований вопросов комплектования в указанные годы не проводилось.

6.15. В период 1999–2010 гг. основные критерии экспертизы ценности архивных документов не изменились.

6.16.4. Из состава принципов экспертизы исключен принцип партийности.

6.17. Методическую базу экспертизы ценности архивных документов составляют пособия, разработанные:

6.17.2. в период с 1991 по 1998 гг.

6.17.3. в период с 1999 по 2010 гг.

6.18. С 1999 по 2010 гг. разработано 4 новых методических пособия по экспертизе ценности. Теоретических исследований проблем экспертизы ценности архивных документов не проводилось.

Выводы

Принципы комплектования Архивного фонда Республики Казахстан в 1999–2010 гг. не изменялись. Комплектование ведется в плановом порядке, постоянно. В предыдущий период принципы комплектования изменялись, но оно также осуществлялось в плановом порядке и постоянно.

В настоящее время наметилась тенденция увеличения количества источников комплектования (в сопоставлении с 1998 г. возросло на 53%), тогда как в предшествующий период их число сокращалось. Увеличение количества источников комплектования в 1999–2010 гг. было вызвано административными реформами в республике, развитием негосударственного сектора экономики. Уменьшение источников комплектования в 1991–1998 гг. было связано с сокращением единиц административно-территориального деления и упразднением ряда областных и региональных центров.

В практике комплектования, как в 1991–1998 гг., так и в 1999–2010 гг. наблюдалось нарушение сроков передачи документов постоянного хранения на государственное хранение. Архивный фонд РК комплектуется на протяжении двух периодов документами коммерческих, общественных организаций негосударственной формы собственности и документами физических лиц. Комплектование документами организаций негосударственной формы собственности осуществляется на основании добровольного заключения договоров между этими учреждениями и архивами. Инициатива передачи этой категории документов чаще всего принадлежит архивным учреждениям, но иногда и владельцам документов (коммерческим, общественным организациям негосударственной формы собственности, физическим лицам).

Для того чтобы проводить полноценное комплектование Архивного фонда РК, архивную отрасль необходимо обеспечить новыми помещениями, увеличить финансирование для приобретения и хранения документов. В предшествующий период, кроме выше перечисленных факторов сдерживания комплектования, действовал и еще один – нежелание коммерческих, общественных организаций негосударственной формы собственности передавать свои архивы на государственное хранение.

В 1999–2010 гг. проводилась дальнейшая работа по созданию методических пособий по комплектованию (разработано 4 пособия). Теоретические проблемы комплектования не разрабатывались.

Основные критерии экспертизы ценности в 1999–2010 гг. не изменялись. Изменения коснулись принципов экспертизы (был исключен принцип партийности).

Методическая база экспертизы ценности документов основывалась на пособиях, созданных в 1991–2010 гг. В период с 1999–2010 гг. разработано 4 новых методических пособия, теоретические исследования не проводились. В целом можно сделать вывод, что архивная отрасль РК имеет хорошую методическую базу по комплектованию и по экспертизе ценности документов.

В настоящий период наметились положительные тенденции в области комплектования АФ РК и экспертизы ценности документов. Была решена очень важная проблема, сдерживающая полноценное комплектование архивной отрасли, связанная с нежеланием коммерческих, общественных организаций негосударственной формы собственности передавать свои документы на государственное хранение. Вместе с тем архивной отрасли РК еще предстоит решить вопросы, связанные как с финансированием этого направления деятельности, так и с обеспечением отрасли новыми зданиями и помещениями.

РАЗДЕЛ 7 ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ И УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА ГОСУДАРСТВА И ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИХ СОХРАННОСТИ В 1999–2010 гг.

7.1. В 1999–2010 гг. в системе учета документов Архивного фонда РК произошли следующие изменения:

7.1.2. учетные формы изменились

7.1.4. количество учетных форм возросло.

В 1991–1998 гг. учетные формы в системе учета не менялись.

7.2. Существующая система учета документов Архивного фонда РК обеспечивает их полную сохранность, также как и в предшествующий период.

7.3. Учет архивных документов ведется:

7.3.3. комбинированным способом (ручное заполнение бумажных форм параллельно с ведением учетных баз данных на компьютере).

В предыдущий период учет велся также комбинированным способом.

7.4. – 7.5. Респондент считает целесообразным ведение общегосударственного централизованного учета архивных фондов и уникальных и особо ценных документов архивов РК, также как и в предыдущий период.

7.6. Количество сотрудников занятых учетом документов в 1999–2010 гг. не изменилось.

7.8. Методическая база учета документов Архивного фонда государства в настоящее время основана на пособиях, разработанных:

7.8.2. в период с 1991 по 1998 гг.

7.8.3. в период с 1999 по 2010 гг.

7.9. С 1999 по 2010 гг. было разработано 1 (одно) новое методическое пособие по учету.

7.10. С 1999 по 2010 гг. теоретические проблемы учета не исследовались.

7.12. Организация охраны государственных архивов осуществляется:

7.12.1. органами вневедомственной охраны

7.12.2. силами частных охранных агентств

7.12.3. силами штатных сотрудников архивов.

В 1991–1998 гг. организация охраны силами частных охранных агентств не осуществлялась.

7.13. Подготовка государственных архивов для работы в условиях чрезвычайных и аварийных ситуаций организована.

В предыдущий период данная работа не была организована.

7.14. Соблюдение нормативных параметров режимов хранения документов в государственных архивах обеспечивается:

7.14.1. противопожарного – частично

7.14.2. температурно-влажностного – частично

7.14.3. санитарно-гигиенического – частично

7.14.4. светового – частично.

Таким же было положение и в предшествующий период.

7.15. – 7.15.4. Техническая (оборудованием, пленкой, расходными материалами) оснащенность работ обеспечена частично по всем параметрам: контролю за температурно-влажностным режимом; микрофотокопированию документов; реставрации документов; переплету документов. Таким же было положение и в предыдущий период.

7.16. Сторонние организации для проведения реставрации уникальных документов не привлекаются, также как и в предыдущий период.

7.17. Создание страхового фонда в комплекте с фондом пользования обеспечивается.

В 1991–1998 гг. создание страхового фонда в комплекте с фондом пользования обеспечивалось лишь частично.

7.18. – 7.18.2. Установлены нормативные сроки для: проверки наличия и состояния документов и розыска необнаруженных дел.

Нормативные сроки действовали и в предыдущий период.

7.19. Обеспечивается соблюдение сроков:

7.19.1. цикличности проверки наличия документов – частично

7.19.2. розыска необнаруженных дел – частично.

Таким же было положение и в 1991–1998 гг.

7.20. Проведение комплекса работ по обеспечению сохранности документов обеспечено необходимыми:

7.20.1. нормативными документами – полностью;

7.20.2. методическими разработками – частично.

7.21. В нормативных документах РК закреплены требования к зданиям и помещениям архивов.

7.22. В нормативных документах РК закреплены требования к режимам хранения архивных документов:

Выводы

Организация системы учета в 1999–2010 гг. в Республике Казахстан претерпела изменения. Изменения коснулись учетных форм и их численности (она увеличилась). В предшествующий период организация системы учета не изменялась. Существующая система учета документов АФ РК обеспечивает их полную сохранность, также как и в предшествующее время. Учет архивных документов ведется комбинированным способом, также как и в 1991–1998 гг. Ведение общегосударственного централизованного учета архивных фондов и уникальных, особо ценных архивных документов в РК признано необходимым, так же как и в 1991–1998 гг. Это свидетельствует о последовательности и преемственности основных видов работ по организации учета документов АФ РК.

В 1991–1998 гг. наблюдалось сокращение кадров, занятых учетом, а в 1999–2010 гг. их численность не изменилась, что затрудняет проведение работы по учету архивных документов.

Методическая база учета документов основана на пособиях, разработанных в 1991–2010 гг. Теоретические исследования по проблемам учета не проводились.

Организация охраны государственных архивов проводится органами вневедомственной охраны, силами частных охранных агентств и штатных сотрудников архивов. Такая организация охраны должна обеспечить полную безопасность государственных архивов. Наряду с этим в РК проведена подготовка работы госархивов в условиях чрезвычайных и аварийных ситуаций.

Необходимо отметить, что соблюдение нормативных параметров режимов хранения документов обеспечено только частично, что может привести к угрозе физической сохранности документов. Такое положение существовало и в предыдущий период, оно свидетельствует о том, что данной проблеме следует уделить больше внимания.

Техническая оснащенность работ архивной отрасли также обеспечена только частично, как и в 1991–1998 гг.

В РК проводится работа по созданию страхового фонда в комплекте с фондом пользования, тогда как в 1991–1998 гг. эта работа была проведена лишь частично. В Республике Казахстан установлены нормативные сроки проверки наличия документов и розыска необнаруженных дел, которые соблюдаются лишь частично.

Проведение комплекса работ по обеспечению сохранности документов основывается на нормативных и методических разработках.

Нормативные документы содержат требования к режимам хранения архивных документов, а также к зданиям и помещениям архивов.

Существующая система учета АФ РК в 1999–2010 гг. обеспечивала полную сохранность архивных документов, несмотря на то, что обеспеченность кадрами, ведущими их учет недостаточная.

Проблемы сохранности архивных документов и технической оснащенности работ требуют энергичных усилий, направленных на устранение возможных угроз физической сохранности документов.

РАЗДЕЛ 8 СОЗДАНИЕ И РАЗВИТИЕ СИСТЕМЫ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА (НСА) К ДОКУМЕНТАМ АРХИВНОГО ФОНДА ГОСУДАРСТВА В 1999–2010 гг.

8.1. В систему НСА к документам Архивного фонда РК входили до 1999 следующие справочники:

8.1.1. архивные описи

8.2. За 1999–2010 гг. система НСА к документам Архивного фонда по составу справочников

8.2.2. не изменилась

За 1991–1998 гг. система НСА к документам Архивного фонда также не изменялась.

8.3. В настоящее время архивные описи составляются:

8.3.2. с помощью компьютера

В предшествующий период архивные описи составлялись традиционным способом.

8.4. – 8.4.1. – Архивные описи доступны для пользователей, также как и в предыдущий период.

8.5. За 1999–2010 гг. составлено 59 новых справочников типа путеводителя, из которых:

8.5.1. кратких справочников по фондам архива – 14

в виде традиционных типографских изданий (книг) 7

в виде электронных книг (на дисках, дискетах) – 3.

8.5.2. путеводителей по фондам архива – 20

в виде традиционных типографских изданий (книг) – 15

в виде электронных книг (на дисках, дискетах) – 2.

8.5.3. тематических путеводителей по фондам архива – 1

в виде традиционных типографских изданий (книг) – 1

8.5.3. межархивных кратких справочников по архивам – 4

в виде традиционных типографских изданий (книг) – 4.

8.5.4. межархивных кратких справочников по фондам архивов – 7

в виде традиционных типографских изданий (книг) – 2

в виде электронных книг (на дисках, дискетах) – 7. Из них в виде баз данных – 1.

8.5.5. межархивных путеводителей по архивам – 4

в виде традиционных типографских изданий (книг) – 4.

8.5.6. межархивных путеводителей по фондам архивов – 4

в виде традиционных типографских изданий (книг) – 2.

8.5.7. межархивных тематических путеводителей – 1

в виде традиционных типографских изданий (книг) – 1.

За 1991–1998 гг. было составлено 7 новых справочников типа путеводителя: 1 краткий справочник по фондам архива; 6 путеводителей по фондам архива.

8.6. За 1999–2010 гг. тиражирование справочников типа путеводителя осуществлялось в виде:

8.6.1. традиционных типографских изданий (книг) – 41;

8.6.2. электронных книг – 3;

8.6.3. баз данных – 1.

В 1991–1998 гг. тиражирование справочников осуществлялось только в виде традиционных книг.

8.7. Система архивных каталогов в настоящее время включает:

8.7.1. систематические каталоги;

8.7.2. именные каталоги;

8.7.8. тематические каталоги;

8.7.9. предметные каталоги.

В предыдущий период в систему каталогов входили: систематические, именные каталоги, каталоги по истории административно-территориального деления, каталоги по истории учреждений, объектные каталоги.

8.8. – 8.8.1. В 1999–2010 гг. система архивных каталогов продолжала развиваться за счет пополнения традиционных карточных каталогов новыми карточками.

В предшествующий период система каталогов также развивалась. Архивные каталоги велись как традиционным ручным способом на карточках, так и на компьютере.

8.9. В государственных архивах при создании каталогов продолжает использоваться Схема единой классификации (СЕК) для ведения систематических каталогов (советский период (М., 1978), досоветский период (XVIII – нач. XX вв.) (М., 1983)), также как и в предыдущий период.

8.10. В 1999–2010 гг. новые схемы классификации документной информации Архивного фонда в РК не разрабатывались.

8.12. – 8.13. Указатели, как самостоятельный тип архивного справочника не развиваются. Дав отрицательный ответ, респондент тут же (8.13.) сообщает, что в 1999–2010 гг. было подготовлено 4 указателя.

Подобный ответ был дан респондентом и за 1991–1998 гг.

8.14. – 8.14.2. Продолжается подготовка тематических обзоров и обзоров фондов.

8.15. – 8.15.2. За 1999–2010 гг. было подготовлено 9 тематических обзоров и 27 обзоров фондов.

За 1991–1998 гг. подготовлено 10 тематических обзоров и 5 обзоров фондов.

8.16. Традиционный НСА, по мнению респондента, задачу поиска информации выполняет в полной мере и эффективно.

В предшествующий период, по мнению респондента, НСА не выполнял задачу поиска информации.

8.17. Внедрение автоматизированного НСА:

8.17.1. ускоряет поиск информации

8.17.2. упрощает процесс поиска

8.17.4. максимально обеспечивает реальную доступность документной информации архивов пользователям.

В предыдущий период, как отмечал респондент, внедрение автоматизированного НСА ускоряет поиск информации.

8.18. Методическая база создания НСА основана на пособиях, разработанных в:

8.18.2. в период с 1991 по 1998 гг.

8.18.3. в период с 1999 по 2010 гг.

8.19. В течение 1999–2010 гг. было разработано 27 методических пособий.

8.20. В 1999–2010 гг. в РК теоретические вопросы создания НСА не разрабатывались.

8.22. В РК в 1999–2010 гг. не была принята на общегосударственном уровне Стратегия (Концепция, Программа) развития системы НСА.

8.23. Состояние системы НСА требует принятия общегосударственного программного документа перспективного развития системы НСА.

8.24. Архивные справочники должны выставляться на сайтах архивов в Интернете.

8.25. По мнению респондента целесообразно выставлять в Интернете следующие архивные справочники:

8.26. В настоящее время в Интернете архивные справочники не представлены.

Выводы

В систему НСА к документам АФ РК до 1999 г. входили все типы архивных справочников: архивные описи, путеводители, каталоги, указатели, обзоры. В 1999–2010 гг. система не претерпела изменений.

В настоящее время архивные описи составляются с помощью компьютера, тогда как в предыдущий период они составлялись только традиционным способом. Архивные описи доступны для пользователей.

За 1999–2010 гг. составлено 59 новых справочников типа путеводителя. В настоящее время тиражирование справочников осуществляется в виде традиционных типографских изданий, электронных книг и баз данных, но основная доля по-прежнему приходится на типографские издания (41 издание из 59 новых справочников). В 1991–1998 гг. было составлено лишь 7 новых справочников типа путеводителя в виде традиционных книг.

Система архивных каталогов включает систематические, именные каталоги, фотокаталоги, тематические, предметные каталоги.

В предшествующий период система каталогов включала также каталоги по истории административно-территориального деления, каталоги по истории учреждений, объектные каталоги. В нее не входили фотокаталоги, тематические и предметные каталоги. Каталоги в то время велись как ручным способом, так и с помощью компьютера.

В настоящее время система архивных каталогов продолжает развиваться за счет пополнения традиционных карточных каталогов новыми карточками.

При создании каталогов по-прежнему используется СЕК, новые схемы классификации документной информации АФ РК не разрабатывались.

Указатели, как самостоятельный тип архивного справочника не рассматривается в качестве перспективного, хотя за 1999–2010 гг. было подготовлено 4 указателя.

В архивной отрасли РК продолжается подготовка как тематических обзоров, так и обзоров фондов. По сравнению с предыдущим периодом, количество подготовленных обзоров значительно возросло: в 1991–1998 гг. всего было подготовлено 15 обзоров, а в 1999–2010 гг. – 36 обзоров.

Анализ имеющегося традиционного НСА в архивной отрасли показывает, что он продолжает развиваться и совершенствоваться. Подготовлено большое количество новых архивных справочников различных типов и видов. Задачу поиска информации традиционный НСА выполняет в полной мере и эффективно, тогда как в предшествующий период он в неполной мере выполнял задачу поиска информации.

Руководство архивной отрасли РК понимает значение внедрения автоматизированного НСА, которое позволит ускорить поиск информации, упростит процесс поиска и максимально обеспечит реальную доступность к документной информации архивов для ее пользователей.

Методическую базу создания НСА составляют пособия, разработанные как в 1991–1998 гг., так и в 1999–2010 гг. В настоящий период было разработано 27 методических пособий, тогда как в предыдущий – только 15. Такое положение свидетельствует о том, что методической работе по разработке проблем НСА уделяется повышенное внимание. Этого нельзя сказать о теоретических исследованиях проблем НСА, за 1991–1998 и 1999–2010 гг. в архивной отрасли РК не было создано ни одной теоретической работы по этим проблемам.

В Республике Казахстан полагают необходимым разработку на общегосударственном уровне Стратегии развития системы НСА, т.к. современное состояние НСА требует принятия такого программного документа.

В Республике Казахстан считают, что архивные справочники (путеводители, обзоры) должны выставляться на сайтах архивов в Интернете. В настоящее время в РК архивные справочники не представлены на сайтах в Интернете. Решение данного вопроса позволит архивной отрасли РК расширить свою работу в области использования и сделать свои информационные ресурсы значительно доступнее пользователям.

РАЗДЕЛ 9 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА И ДОСТУП К НИМ В 1999–2010 гг.

9.1. – 9.2. Использование документов входит в число основных функций архивных учреждений. Формы использования документов Архивного фонда РК в течение 1999–2010 гг. не изменялись, также как и в предыдущий период.

9.3. К основным формам использования архивных документов относятся: публикация документов, исполнение запросов, организация выставок, теле- и радиопередач.

9.4. – 9.5. Рассекречивание документов Архивного фонда РК проводилось до 1999 г. В 1999–2010 гг. процесс рассекречивания документов Архивного фонда РК остался на прежнем уровне.

В 1991–1998 гг. процесс рассекречивания активизировался по сравнению с 1991 г.

9.6. В настоящее время документы Архивного фонда РК имеют ограничения в доступе, также как и в предшествующий период.

9.7. Причинами ограничения в доступе являются:

9.7.1. обеспечение государственной безопасности

9.7.2. защита личных интересов граждан

9.7.3. необработанность фондов

9.7.4. плохая физическая сохранность документов

9.7.5. ограничения, установленные фондообразователем.

В 1991–1998 гг. в качестве основных причин ограничения в доступе указывались следующие: обеспечение государственной безопасности, защита личных интересов граждан.

9.8. – 9.8.1. Количество социально-правовых запросов в 1999–2010 гг. увеличилось, также как и в предыдущий период.

9.9. В качестве источника финансирования выполнения социально-правовых запросов респондент называет бюджетные средства, также как и в предыдущий период.

9.10. Относительно объема платных работ и услуг архивных учреждений РК за 1999–2010 гг. респондент дал противоречивую информацию: (1) они «уменьшились»; (2) «Платные услуги не оказываются».

В 1991–1998 гг. количество платных услуг возросло.

9.11. Сообщая об основных видах платных работ и услуг архивных учреждений РК, респондент констатирует: «В настоящее время платные услуги практически не оказываются».

В 1991–1998 гг. к числу основных видов платных работ и услуг респондент относил следующие: генеалогические, тематические запросы, тематические перечни документов, запросы нотариального характера, работы, связанные с копированием документов.

9.12. – 9.12.1. Доходы от выполнения платных работ и услуг составляют в архивных учреждениях менее 25% бюджета, также как и в предыдущий период.

9.13. Обмен информационными материалами между странами СНГ не должен осуществляться на платной основе, аналогичное мнение было и в предшествующий период.

9.14. Обмен информационными материалами между архивными учреждениями РК и другими странами СНГ в течение 1999–2010 гг. уменьшился.

9.15. Обмен информационными материалами между архивными учреждениями РК и другими странами (кроме стран СНГ) в течение 1999–2010 гг. уменьшился.

9.16. Разработанность законодательства РК по проблемам доступа к архивным документам и архивной документной информации респондент считает достаточной.

9.17. Методическая база использования документов основана на пособиях, разработанных:

9.17.2. в период с 1991 по 1998 гг.

9.17.3. в период с 1999 по 2010 гг.

9.18. В течение 1999–2010 гг. было разработано 5 методических пособий по использованию архивных документов.

9.19. С 1999 по 2010 гг. не было теоретических исследований вопросов использования архивных документов.

Выводы

Использование архивных документов в архивной отрасли Республики Казахстан рассматривается как одна из основных функций в работе архивных учреждений. К основным формам использования архивных документов относятся: публикация документов, исполнение запросов, организация выставок, теле- и радиопередач. Формы использования архивных документов остались неизменными по сравнению с предыдущим периодом.

Процесс рассекречивания, начавшийся еще до 1991 г., в 1999–2010 гг. остался на прежнем уровне. Доступ к архивным документам АФ РК имеет определенные ограничения, которые объясняются обеспечением государственной безопасности, защитой личных интересов граждан, необработанностью фондов, плохой сохранностью документов.

Наиболее важной формой использования документов архивных учреждений является исполнение запросов, в т.ч. социально-правовых. Количество социально-правовых запросов, как в предыдущий период, так и в настоящий, увеличивалось. Архивные учреждения не взимают плату за исполнение социально–правовых запросов, на их исполнение выделяются бюджетные средства.

Относительно объема платных работ и услуг получены несколько противоречивые сведения, но, как можно понять, архивные учреждения проводят политику по сокращению объема платных услуг. Респондент отмечает: «в настоящее время, платные услуги практически не оказываются», тогда как доход от выполнения платных работ и услуг имеется, хотя и составляет менее 25% бюджета архивных учреждений. Отметим, что в предыдущий период архивами РК оказывался большой спектр платных услуг.

В РК считают, что обмен информационными материалами между странами СНГ не должен производиться на платной основе и отмечают, что в 1999–2010 гг. он уменьшился. Такое же положение зафиксировано и в отношении обмена информационными материалами между архивными учреждениями РК и другими странами (кроме СНГ).

Методическая база использования документов основана на пособиях, разработанных в 1991–2010 гг. В 1999–2010 гг. разработано 5 методических пособий по использованию архивных документов. Наряду с этим в 1999–2010 гг. не было исследований теоретического характера по проблемам использования документов.

РАЗДЕЛ 10 ИНФОРМАТИЗАЦИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВОВ В 1999–2010 гг.

10.1. Архивной службой РК не разработана Концепция (Стратегия, Программа) информатизации отрасли.

10.2. Целью информатизации, по мнению респондента, является:

10.2.1 повсеместное внедрение компьютерных технологий

10.2.2. облегчение труда архивистов

10.2.3. возможность формирования единого информационного пространства

10.2.4. возможность вхождения в международные информационные сети

10.2.5. создание комфортных условий для пользователей архивных документов и архивной документной информации

10.2.6. повышение эффективности использования информационного потенциала Архивного фонда страны.

10.3. – 10.3.1. Информатизация архивной отрасли должна осуществляться по единому общеотраслевому плану. Такое же мнение высказывалось и в предыдущий период.

10.4. Координация информатизации архивной отрасли РК с другими странами СНГ необходима.

10.5. При решении задачи информатизации архивной отрасли необходимы следующие формы помощи Международного Совета Архивов:

10.5.2. методическая помощь

10.5.3. передача программных продуктов

10.5.5. помощь в обучении сотрудников.

В 1991–1998 гг. респондент отмечал необходимость использования тех же форм помощи.

10.6. Самостоятельная разработка программных продуктов для нужд архивной отрасли РК считается целесообразной.

10.8. Адаптация разработанных в других государствах программных продуктов для нужд архивной отрасли РК считается возможной.

10.9. Предпочтение в архивной отрасли РК отдается архивным программным разработкам Республики Беларусь, Латвии, Литвы, Российской Федерации, Республике Узбекистан, Эстонии.

10.10. – 10.11. Респондент не дает ответа на вопросы (1) о наличии и (2) потребностях архивной отрасли РК в компьютерной технике для практического решения задачи информатизации архивной отрасли.

10.12. – 10.12.1. Респондент считает, что компьютеры должны использоваться в архивной отрасли на каждом рабочем месте. В предыдущий период, по мнению респондента, компьютеры должны были использоваться в архивной отрасли лишь в экономически обоснованных процессах и на рабочих местах, задействованных в этих процессах.

10.13. По мнению респондента, при внедрении компьютерных технологий в архивной отрасли:

10.13.1. архивисты должны дополнительно овладевать профессиональными знаниями в области компьютерных технологий.

10.13.3. в архивах должны вводиться специальные штатные должности в области обслуживания компьютерной техники.

В 1991–1998 гг. респондент отмечал, что архивист должен овладеть профессией оператора.

10.14. Вопрос о локальных вычислительных сетях в архивных учреждениях РК остался без ответа.

10.15. Архивные учреждения имеют свои сайты в Интернете

10.15.1. федеральные (национальные, центральные) государственные архивы – 5

10.15.2. региональные государственные архивы – 16.

10.16. Электронную почту в качестве средства коммуникации используют

10.16.1. федеральные (национальные, центральные) государственные архивы – 5

10.16.2. региональные государственные архивы – 16.

В 1991–1998 гг. в архивной отрасли РК не было ни локальных сетей, ни сайтов в Интернет, ни электронной почты.

10.17. Респондент не сообщает информации о разработке методических пособий в 1999–2010 гг., тогда как в предыдущий период было разработано следующее пособие – «Памятка по внедрению АБД «Республиканский фондовый каталог» (Алматы, 1998/ЦГА РК).

10.18. Респондент считает наиболее актуальными в настоящее время следующие направления информатизации архивной отрасли РК:

10.18.2. разработка и внедрение в архивах типового отраслевого программного обеспечения по основным видам деятельности архивных учреждений

10.18.3. разработка и внедрение в архивах новых технологий работы с архивными документами и архивной документной информацией (оцифрование и др.)

10.18.4. разработка единых стандартов описания архивной документной информации

10.18.5. повышение качества описания архивных документов при их тематической разработке

10.18.6. разработка и внедрение общегосударственных схем классификации архивной документной информации

10.18.7. создание автоматизированных баз данных

10.18.8. организация удаленного доступа пользователей к информационно-поисковым системам архивов и электронным копиям документов через Интернет

10.18.9. создание интегрированных справочно-поисковых систем архивов.

Выводы

В 1999–2010 гг. архивной службой Республики Казахстан не была разработана Концепция информатизации отрасли, но респондент правильно определяет все направления информатизации, и полагает, что информатизация архивной отрасли РК должна осуществляться по единому общеотраслевому плану.

При решении задач информатизации, как считают в Республике, архивная отрасль должна координировать свои действия с другими странами СНГ. При этом архивной отрасли РК требуется помощь в решении задач информатизации со стороны МСА, которая должна включать в себя методическую помощь, передачу программных продуктов, помощь в обучении сотрудников.

Разработка собственных программных продуктов для нужд архивной отрасли РК считается целесообразной, кроме того, архивисты считают возможной адаптацию программных продуктов, разработанных в других странах, для нужд своей отрасли. Предпочтение отдается архивным программным разработкам Республики Беларусь, Латвии, Литвы, Российской Федерации, Республике Узбекистан, Эстонии.

О наличии и потребностях архивной отрасли РК в компьютерной технике сведений не имеется. В то же время отмечается, что компьютеры должны использоваться на каждом рабочем месте. При внедрении компьютерных технологий в архивной отрасли архивисты должны овладеть профессиональными знаниями в области компьютерных технологий, наряду с этим в архивах должны вводиться специальные штатные должности в области обслуживания компьютерной техники. Все федеральные государственные и региональные государственные архивы РК имеют свои сайты в Интернете и электронную почту в качестве средств коммуникации, тогда как в предшествующий период архивные учреждения не имели ни сайтов в Интернете, ни электронной почты.

Наиболее актуальными считаются следующие направления информатизации архивной отрасли РК: разработка и внедрение в архивах типового отраслевого программного обеспечения по основным видам деятельности архивных учреждений; разработка и внедрение в архивах новых технологий работы с архивными документами и архивной документной информацией; разработка единых стандартов описания архивной документной информации; повышение качества описания архивных документов при их тематической разработке; разработка и внедрение общегосударственных схем классификации архивной документной информации.

РАЗДЕЛ 11 МЕЖДУНАРОДНЫЕ КОНТАКТЫ И СОТРУДНИЧЕСТВО

11.1. Респондент не дает ответа на вопрос «Каким законодательным актом регулируется международное сотрудничество».

11.2. Архивной службой РК в период 1999–2010 гг. международные договоры не заключались.

11.4. – 11.5. Архивной службой РК в период 1999–2010 гг. заключались следующие международные договоры межведомственного характера: 10 соглашений – Польша, США, Республика Армения, Китайская Народная Республика, Республика Узбекистан, Монголия, Финляндская Республика, Республика Беларусь, Украина, Литовская Республика; 3 меморандума – Российская Федерация, Арабская Республика Египет, Исламская Республика Иран; 2 протокола – Турецкая Республика, Республика Татарстан.

11.6. Архивные учреждения РК в период 1999–2010 гг. принимали участие в деятельности ICA.

11.7. Архивные учреждения РК в период 1999–2010 гг. не принимали участие в международных программах.

11.9. Архивные учреждения РК в период 1999–2010 гг. не принимали участие в международных проектах.

11.11. Архивные учреждения РК в период 1999–2010 гг. не получали международные гранты.

11.13. Наиболее активно и плодотворно международные связи архивной службы РК развиваются

11.13.1. со странами СНГ

11.13.2. со странами Европы

11.13.3. со странами Ближнего Востока.

11.14. Наиболее активно и плодотворно международные связи архивных учреждений РК развиваются

11.14.1. со странами СНГ

11.14.2. со странами Европы

11.14.3. со странами Ближнего Востока.

11.15. Наиболее полезными для дальнейшего развития архивного дела в РК являются следующие формы международного сотрудничества:

11.15.2. проведение совместных научных, научно-практических конференций, съездов, форумов и др.

11.15.3. организация совместных выставок архивных документов

11.15.4. участие в обучающих семинарах, коллоквиумах.

Выводы

Международное сотрудничество архивной отрасли Республики Казахстан в 1999–2010 гг. развивалось довольно активно.

В этот период заключались международные договоры межведомственного характера, в т.ч. соглашения, меморандумы, протоколы. География стран, с которыми заключались международные межведомственные договоры, обширна – это страны Европы, Азии, Африки и Северной Америки.

Наиболее активно и плодотворно международные связи архивной службы РК развиваются со странами СНГ, Европы и Ближнего Востока.

При этом архивные учреждения РК в период 1999–2010 гг. не принимали участия в международных программах и проектах, не получали международные гранты.

Наиболее полезными для дальнейшего развития архивного дела РК считаются следующие формы международного сотрудничества: проведение совместных научных, научно-практических конференций, съездов, форумов, организация совместных выставок архивных документов, участие в обучающих семинарах, коллоквиумах.

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎