Учебник для вузов / Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. М.: Юнити-дана, 2001. 359 с. Isbn 5-238-00193-2

Утверждение изданием распорядительного документа прак­тикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяс­нения или какие-то действия, мероприятия по внедрению ут­верждаемого документа. В этом случае на утверждаемом доку­менте проставляется гриф утверждения со ссылкой на распоря­дительный документ. При утверждении документа постановле­нием, решением, приказом, протоколом гриф утверждения со­стоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, или УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

Главного управления лицензирования и

Протоколом Совета Университета

Е сли документ утверждается единоначально руководителем организации (органа власти или управления), то гриф утвержде­ния оформляется на документе следующим образом:

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТ­ВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек. Допускается в реквизите «гриф утверждения» центри­ровать элементы относительно самой длинной строки.

Примерный перечень документов, на которых проставляется гриф утверждения, дан в приложении 1.

Реквизит 16 резолюция. Резолюция составляется руководите­лем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Ее пишут от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом «адресат». В ре­золюции указываются: фамилия (или фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руко­водителя и дата составления резолюции. Например:

Если резолюция включает несколько фамилий, то первой обычно стоит фамилия ответственного исполнителя.

ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает составление резолюции и в виде отдельного документа. Резолюция в этом случае является самостоятельным документом, содержащим поручение руково­дителя. Для этих целей используют обычно небольшие бланки (формата А6) с напечатанной типографским способом фамилией руководителя, на которых и составляется текст резолюции.

Реквизит 17 заголовок к тексту. Заголовок к тексту составля­ется исполнителем документа во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4. Если документ подготовлен на формате А5, реквизит можно опустить. Заголовок к тексту — реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа. Заголовок позволяет быстро определить степень ин­формативности документа, его важность или срочность, помога­ет ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении. Заголовок обязательно используется при регист­рации документов.

Заголовок должен быть кратким и точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа. Например:

Приказ (о чем?) о создании структурного подразделения

Приказ (о чем) об увольнении

Протокол (чего?) заседания ученого совета

Письмо (о чем?) о заключении договора

Должностная инструкция (кого?) секретаря

Акт (чего?) ревизии

Акт (о чем?) о выделении к уничтожению документов

Место для размещения заголовка на документе обычно от­мечается уголками при изготовлении бланка. Заголовок распо­лагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатают через один интервал. Точку в конце заголовка не ставят.

Реквизит 18 отметка о контроле. Отметка о контроле про­ставляется только на тех документах, процесс исполнения (или сроки) которых контролируется. Отметка наносится делопро­изводственной службой (или секретарем) после того, как руко­водитель принимает решение о контроле документа. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 отметка о контроле представляет собой круп­ную букву «К», которую наносят от руки ярким фломастером или специальным резиновым штемпелем. Проставляется от­метка на левом поле документа на уровне заголовка к тексту. Возможно использование других отметок о контроле, напри­мер, штамп «контроль» и срок исполнения документа.

Реквизит 19 текст документа. Текст документа печатают от­ступив 2—4 интервала от реквизита «заголовок к тексту» через 1,5 межстрочных интервала.

ГОСТ Р 6.30-97 допускает печатать текст документа на двух сторонах листа бумаги.

В документах, составленных на двух и более страницах, вто­рая и последующая страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова страница (стр.).

Реквизит 20 отметка о наличии приложений. Отметка о нали­чии приложений предназначена для фиксации внимания полу­чателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2—4 интервала), выше реквизита «подпись». Слово «Приложение» печатается от левого поля, после него ставится двоеточие. Текст приложения печата­ется через один межстрочный интервал, если приложений не­сколько, текст разделяется 1,5 интервалами. Если в тексте доку­мента даются названия документов, которые будут являться приложением к ним, отметка о наличии приложений оформля­ется следующим образом:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если в тексте документа приложения упомянуты, но не на­званы, в отметке о приложениях они должны быть указаны полностью. Например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.

2. Смета расходов. на 3 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов можно не указывать.

Документы, которые являются приложениями к другим, должны быть оформлены на стандартных листах бумаги и иметь в правом верхнем углу отметку, состоящую из слова «Приложе­ние» (которое печатают без кавычек), наименования, номера, даты и других реквизитов основного документа.

к приказу ректора университета

При наличии нескольких приложений к одному документу на них проставляется порядковый номер. «Приложение № I», «Приложение № 2» и т. д.

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать про­писными буквами, а также центровать это выражение, наимено­вание документа, его дату, и регистрационный номер относи­тельно самой длинной строки, например,

к приказу ректора университета

Реквизит 21 подпись. Право подписи управленческих доку­ментов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распреде­лением их обязанностей, установленным правовым актом (ус­тавом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.).

Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера мо­гут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но толь­ко в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выхо­дят за пределы его прав и компетенции.

Документ может быть подписан двумя или более должно­стными лицами, если за его составление и содержание от­ветственны несколько должностных лиц. Например, доку­менты, в которых содержатся сведения денежного, матери­ального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей; документы, изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают и руководитель организации, и главный бухгалтер. Документы, составленные совместно двумя или более организациями, подписывают руководители этих организаций.

В состав реквизита «подпись» входит наименование должно­сти лица и наименование организации, которую оно возглавляет (если документ подготовлен без использования бланка), личная подпись, инициалы и фамилия.

Если документ оформлен на бланке, то реквизит «подпись» включает краткое наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию.

Если документ подготовлен двумя организациями и его под­писывают лица равных должностей, то их подписи располагают двумя группами на одном уровне. Например:

В таком случае документы оформляют не на бланках и под­писывают столько экземпляров документа, сколько организаций принимало участие в их разработке. Таким образом каждая ор­ганизация (учреждение) имеет официально оформленный под­линник документа.

Если документ подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей. Например:

Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов — протоколы и выписки из них подписывают председа­тель и секретарь.

Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии.

Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на тех, которые остаются в делах ор­ганизации — автора документа. Приложения к документам так­же должны быть подписаны в установленном порядке.

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2—3 межстрочных интервала.

В отечественной практике оформления документов часто встречается проставление косой черты или предлога «за» перед наименованием должности руководителя, означающих, что до­кумент подписан другим должностным лицом. Такая практика недопустима, это нарушает юридическую силу документа. Доку­мент может подписать лицо, официально исполняющее обязан­ности руководителя. Использование предлога «за» или сокраще­ния «зам», «врио» недопустимо.*

* ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М., 1997, с.2—3. С изменениями № 1, утвержден­ными постановлением Госстандарта России «О принятии и введении в действие изменения ГОСТ Р» № 9-ст от 21.01.2000.

Допускается в реквизите «подпись» центрирование наимено­вания должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например,

В ряде случаев (для подписания приглашений, извещений, справок, внутренних документов) может быть использовано факсимиле. Факсимильная подпись — это механическое вос­произведение собственноручной подписи руководителя. Органи­зация самостоятельно определяет порядок использования фак­симильной подписи и виды документов, которыми она заверя­ется. Правила пользования факсимиле закрепляются либо изда­нием распорядительного документа, либо инструкцией по дело­производству. При этом необходимо помнить, что использова­ние факсимильной подписи вместо настоящей не должно про­тиворечить закону или иным правовым актам.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» установил порядок удостоверения доку­мента, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью информационных и телекоммуникационных систем. Юридиче­ская сила таких документов удостоверяется электронной цифро­вой подписью.*

* Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» от20.01.95. №24-ФЗ.

Реквизит 22 гриф согласования документа. Реквизит 23 визы согласования документа. Согласование документа осуществля­ется в тех случаях, когда возникает необходимость оценки его содержания определенным кругом должностных лиц. Оценка проводится с точки зрения целесообразности создания доку­мента, его соответствия действующему законодательству, точ­ности изложения и формулировки рассматриваемого вопроса и др. Согласование документа необходимо для подтверждения согласия одного или нескольких должностных лиц, структур­ных подразделений, организаций или учреждений с решением вопроса, изложенным в документе.

Согласование документа в пределах одной организации оформляется визой. Согласно требованиям ГОСТ Р 6.30-97 при визировании документа указывают наименование должности, личную подпись, ее расшифровку и дату. Например,

Такое оформление облегчает работу с документом специали­стам аппарата управления при подготовке проекта документа, делопроизводственной службе — при контроле качества подго­товки документа и его оформления, руководителю — при под­писании документа.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны послед­него листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.*

* ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М., 1997, с.2-3. С изменениями № 1, утвержденны­ми постановлением Госстандарта России «О принятии и введении в действие изменения ГОСТ Р» № 9-ст от 21.01.2000.

Порядок и последовательность визирования определяются в каждой конкретной организации инструкцией по делопроизвод­ству (по работе с документами) или регламентируются распоря­дительным документом первого руководителя. Проекты инст­рукций, других ведомственных нормативно-распорядительных документов визируют начальники заинтересованных структур­ных подразделений. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. По усмотрению организации допускает­ся полистное визирование документа и его приложения.

Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы других, согласовываются с ними в установленной очередности. При этом согласование оформляет­ся или на последнем листе проекта документа, ниже всех под­писей, или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Согласование при этом оформляется в виде грифа, включающего слово «СО­ГЛАСОВАНО», должности руководителя и наименования орга­низации, с которой согласовывают документ, его личной подпи­си, инициалов, фамилии и даты. Гриф согласования на доку­менте располагают ниже подписи слева. Например:

Если согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации или коллегиальным органом после обсуждения документа на его заседании, то гриф согласования оформляется следующим образом:

Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек.

Реквизит 24 печать. Заверение документов печатью организа­ции — особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.). Печать применяется также во всех случаях удостоверения прав должно­стных лиц организации, подтверждающих расходование денеж­ных средств и материальных ценностей, и др.

Печати подразделяют на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в центре помещается изображение Государственного герба Российской Федерации (субъекта Федерации), а по ок­ружности — наименование организации. Воспроизведение Госу­дарственного герба Российской Федерации обязательно на печа­тях центральных органов власти, центральных органов федераль­ной исполнительной власти, на печатях иных органов государст­венной власти. Герб субъекта Российской Федерации размещает­ся на печатях органов представительной и исполнительной власти субъектов Федерации. Герб города, района Российской Федера­ции размещается на печатях органов представительной и испол­нительной власти города, района в соответствии с Федеральным законом от 28 августа 1995 г. № 154 ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федера­ции». Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами — федеральными законами, нормативны­ми актами субъектов Федерации, города, района.

В негосударственных организациях используется фирмен­ная печать, которая приравнена к гербовой — в центре раз­мещается эмблема организации или аббревиатура ее наимено­вания, по окружности — полное наименование организации. В некоторых законодательных актах, регламентирующих по­рядок создания и деятельность организаций различных орга­низационно-правовых форм собственности, устанавливаются и требования к печатям. Например, п.6, ст.2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его на­хождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Простые печати могут быть квадратными, круглыми, прямо­угольными, треугольными, овальными. На них воспроизводится название организации и структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности. Оттисками таких печа­тей пользуются для заверения справок, копий документов, на­правляемых за пределы организации, при рассылке копий рас­порядительных документов, при опечатывании пакетов, банде­ролей, шкафов и т.д.

Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. На документах фи­нансового характера печать проставляется без захвата наиме­нования должности и подписи, на специально для этого отве­денном месте. Как правило, место проставления печати отме­чается символом «М.П.»

Печати хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).

Воспроизведение оттиска гербовой печати предусмотрено специальными нормативными актами (например, Инструкция о порядке ведения трудовых книжек). В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой орга­низации список документов, на которых проставляется печать, он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами.

Примерный перечень документов, заверяемых печатью, дан в приложении 2.

Реквизит 25 отметка о заверении копии. Копия документа — воспроизведение всех его реквизитов. Копия может быть изготовлена перепечаткой подлинника или снятием с него копии с помощью копировального аппарата. Если изготавли­вается копия с документов, касающихся прав и интересов граждан, то на верхнем поле документа проставляется слово «копия». В делопроизводственной практике копируют в ос­новном исходящие документы для того, чтобы в делах орга­низации остались их копии. Заверяют копии работники дело­производственной службы, проставляя ниже реквизита «под­пись» слово «Верно» с указанием должности, фамилии, лич­ной подписи и даты. Например:

В ряде организаций устанавливается более жесткий порядок заверения, при котором верность копии удостоверяется, кроме того, проставлением печати. Проставление печати на копиях документов (выписках из них) обязательно, если документ пред­ставляется в другие организации. В ряде случаев законодательно определено нотариальное заверение копий документов (устав, свидетельство о регистрации, лицензия и др.).

Выписки из протоколов заверяет секретарь, который со­ставлял протокол и осуществляет его хранение, из приказов — секретарь (или инспектор), который отвечает за хранение до­кументов.

Реквизит 26 отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя и номер его телефона, разме­щается на лицевой или оборотной стороне последнего листа до­кумента на 2—4 интервала ниже реквизита «подпись» и печата­ется от левого поля. Отметка носит справочный характер и предназначена для оперативной связи получателя со специали­стом, который непосредственно готовил данный документ. Рек­визит может быть оформлен в двух вариантах:

а) фамилия исполнителя (без инициалов) и номер телефона;

б) имя, отчество, фамилия исполнителя и номер телефона. Например:

Сидоркин 709 44 23 Илья Ильич Сидоркин 709 44 23

В некоторых организациях рядом с отметкой об исполнителе помещают код машинистки (или оператора ПК), которая печа­тала текст документа.