Бэк-Офис, создание, развитие, автоматизация

27.12.2020Левинский А.М.2Принцип создания подразделенийС чего начать?1. Цели / Задачи2. Структура6. Ресурсы4. Должностные инструкции3. Положения о подразделениях5. Методологическая и нормативная база(в т.ч. Положения о взаимодействииподразделений)8. Обучение иаттестация7. Подбор кадров

27.12.2020Левинский А.М.3Роль БЭК-ОФИСА в компанииПодразделение, занимающееся:учетом,документальным оформлением,документооборотом,контролем,исполнением ирасчетамиопераций, поручений и договоров накаком-либо рынке в соответствии с требованиями законодательных и внутренних нормативных документов.

27.12.2020Левинский А.М.4Кого обслуживает БЭК-ОФИСНа операции каких клиентовнастроен Ваш БЭК-ОФИС?КлиентыСама компанияVIPЮр. лицаФиз. лица Массовый клиент RetailБрокера склиентамиОбычныеФинансовыекомпании (ПИФ, Банк,страховая,пенсионныйфонд, и т.п.)

27.12.2020Левинский А.М.5Требования к БЭК-ОФИСУ Полнота. Своевременность.Точность.Обособленность собственных и клиентских счетов.Учет активов в их стоимостном и количественном выражении методом двойной записи.Документарность Внутреннего учета.Непрерывность учета.Обособленность Внутреннего учета от бухгалтерского и депозитарного учета (порождает обязательность периодических сверок).Учет реализации ценных бумаг по методу ЛИФО / ФИФО.Определение финансового результата от каждой сделки.

Принципы Внутреннего учета (на основе постановлений ФСФР):

27.12.2020Левинский А.М.6Структура БЭК-ОФИСА зависит от:

1. РЫНОК сбыта продуктов;2. МЕНТАЛИТЕТ КЛИЕНТОВ;3. СТРУКТУРА компании;4. СЕТЬ продаж (точки доступа к клиентам).

1. БЫСТРО;2. КАЧЕСТВЕННО;3. ДЕШЕВО;4. ПРИЯТНО.

Локальные критерии компании:

1. Время, отводимое на операцию (процесс);2. Количество операций;3. Величина базы знаний и её изменение во времени;4. Риски и лимиты;5. Сложность процессов: 5.1. вариативность процессов; 5.2. наличие фаз/стадий (по времени, по событиям); 5.3. степень стандартизации процессов.

27.12.2020Левинский А.М.7Требования к БЭК-ОФИСУ Методы нахождения гармонииАвтоматизация Учет в ExcelВыгрузка отчетовв ExcelСпециализация МногоплановостьОграничение 2-3типами операцийСтандартизация ВариативностьПротоколированиенестандартныхдействийЦентрализация ДецентрализацияСмешанныесистемыВнешний контроль,применение SLA и KPIСамоконтроль,ответственность Смешанныесистемы

27.12.2020Левинский А.М.8Требования к БЭК-ОФИСУ Методы повышения эффективности – создать:1. Систему мотивации персонала;2. Систему контроля качества;3. Соглашения о достижении ключевых показателей эффективности (KPI) сотрудников подразделения;4. Соглашения об уровне обслуживания – SLA (Service Level Agreement), акцептованные всеми подразделениями;5. Систему управления по задачам – MBO (Management by Objectives);6. Проектный офис или выделенное подразделение по разработке и внедрению новых продуктов (обязательно при загруженности сотрудников >90%);7. Культуру постоянного совершенствования руководителей подразделений и через них транслировать этот принцип на сотрудников;8. Единую «монокультурную» среду для всех подразделений компании.

27.12.2020Левинский А.М.9Структура БЭК-ОФИСАДецентрализованный (распределенный) БЭК-ОФИСРуководитель 1Бизнес блок 1Руководитель 2РУКОВОДИТЕЛЬРуководитель 3Бизнес блок 2Бизнес блок 3ФРОНТ 1 ФРОНТ 2ФРОНТ 3БЭК-ОФИС 1 БЭК-ОФИС 2 БЭК-ОФИС 3МИДЛ-ОФИС 1 МИДЛ-ОФИС 2МИДЛ-ОФИС 3

27.12.2020Левинский А.М.10Структура БЭК-ОФИСАЦентрализованный (единый) БЭК-ОФИСРуководитель 1ФРОНТРуководитель 2РУКОВОДИТЕЛЬРуководитель 3МИДЛ-ОФИСБЭК-ОФИСФронт бизнеса 1Фронт бизнеса 3Фронт бизнеса 2БЭК бизнеса 1, 2МИДЛ бизнеса 1БЭК бизнеса 3МИДЛ бизнеса 2

27.12.2020Левинский А.М.11Структура БЭК-ОФИСАЦентрализованный (единый) БЭК-ОФИСРуководитель 1БЭК бизнеса 1 +РУКОВОДИТЕЛЬ БЭК-ОФИСАБЭК бизнеса 2 +БЭК бизнеса 3 +технолог технолог технологюристпрограммист программист программистРуководитель 3Руководитель 2контролерархивист архивист архивист

27.12.2020Левинский А.М.12Требования к программе для БЭК-ОФИСА Интегрированность в информационную среду компании.Достоверность информации.Наличие плана счетов, проводок и баланса.Максимальное покрытие необходимого функционала.Гибкость (донастраиваемость).Работа в режиме on-line.Использование ведет к сокращению затрат.Работа через интернет.Масштабирование.Дружественность (интуитивно понятный и красивый интерфейс).

27.12.2020Левинский А.М.13Видение перспективы0 t1 t2 t3 t4 t5 t6 времяпотребностибизнесаЛиния виденияпотребностейбизнесаСоздание опережающей системы

ТребуемаясистемаПлохаясистемаПервая система – прототипГраницатекущихвозможностей

27.12.2020Левинский А.М.14Выбор концепции автоматизацииБанк-Клиент Существующие в компании системыБюджетирование, 1С - бухгалтерияКазначейство: Позиция, Планируемые сделки, ФондированиеCRMAccess, Бос-кадровик, и т.п.БЭК-ОФИС. Ядро

27.12.2020Левинский А.М.15Выбор концепции автоматизацииИзобретение автомобиля как транспортного средства для личного пользования.

Для нас это работа в Excel или начало разработок бизнес-систем (например, в Access).

Изобретение дорожного покрытия (асфальта).

Для нас это выбор конкретных типов: языков программирования, баз данных, серверов, компьютерных сетей. По рекомендациям программистов.

Аналогия: развитие транспортной индустрии

27.12.2020Левинский А.М.16Выбор концепции автоматизацииУвеличение количества частных автомобилей привело к появлению ПДД.

Для нас это правила организации учета операций, правила взаимодействия подразделений и программ. Это делают технологи.

Вместе с правилами появились регулировщики и контролеры уличного движения.

Для нас это Служба внутреннего контроля.

Аналогия: развитие транспортной индустрии

27.12.2020Левинский А.М.17Выбор концепции автоматизацииУвеличение пассажиропотока привело к пробкам на дорогах. Проблема решается только ограничением количества личного транспорта и развитием общественного транспорта.Программы должны быть масштабируемыми. Например, увеличился в 3 раза поток клиентов – добавили 1 сотрудника на прием и обработку документов и «поехали».Аналогия: развитие транспортной индустрииДля нас это технологии «Retail», которые необходимы при обслуживании большого количества людей стандартными продуктами.

27.12.2020Левинский А.М.18Выбор программы (ПО) - критерииОпределяющие критерии:

1. Цена2. Производительность3. Покрытие требуемого функционала

4. Модифицируемость. 4.1. Силами производителя. 4.2. Силами своих программистов.5. Отзывы клиентов.Что неважно, но на что многие «клюют»:

1. Известный брэнд производителя.2. Красивый интерфейс.3. «Популярная» программа.4. Во время демонстраций продавцы обещают, что недостающий в программе функционал они легко и быстро сделают после заключения контракта.5. Нечистоплотное поведение продавцов («откаты»).

27.12.2020Левинский А.М.19СПАСИБО,ВАШИ ВОПРОСЫ ?