Считайте обязательства, а не только деньги

Основатель сервиса для учета денег в малом бизнесе «Финолог» Михаил Смолянов продолжает цикл материалов о финансовой грамотности для ИТ-предпринимателей.

Во второй статье он рассказывает, почему для бизнеса важнее обязательства, чем деньги, и как с ними правильно работать.

деньгами должен заниматься руководитель;
деньгами нужно заниматься с самого основания компании;
финансовый директор — не панацея;
получить деньги у банков можно, если налажен учет.

Но вот интересный момент: деньги — далеко не главный показатель здорового бизнеса.

Что такое обязательства

Это покажется странным, но сила бизнеса не в том, сколько у него денег, а в том, как он умеет создавать обязательства.

Обязательство — это то, что вы по договору должны другим и что другие по договору должны вам. Если вы работаете так, что вам должны больше, чем должны вы, — бизнес прибыльный. Если наоборот — убыточный. Сколько у вас при этом денег на счете — не так важно.

Например, вы заключили сделку на создание приложения. Вот обязательства:

вам должны заплатить;
вы должны сделать приложение;
вы должны заплатить зарплаты сотрудникам и себе.

Если в сумме ваши обязательства перед другими меньше, чем обязательства других перед вами, то бизнес прибыльный. Если наоборот — бизнес убыточный.

Что обычно входит в обязательства:

ваши обязательства;
обязательства перед вами;
зарплата сотрудникам;
аренда офиса;
затраты на связь, сервисы, инструменты;
закупка расходных материалов;
оплата услуг подрядчиков;
закупка товара;
оплата от клиента или покупателя;
оплата от партнеров-реселлеров.

Обязательства и деньги

Обязательства не всегда означают деньги на счете. В торговом бизнесе очень распространенная практика отсрочки: поставщики отгружают вам товар сегодня, а оплачиваете вы его через два-три месяца. Товар есть, деньги на его оплату есть, но это не ваши деньги — вы их как бы должны, это кредиторка. Если эти деньги сейчас потратить, то через два месяца будут проблемы с возвратом долга.

И наоборот: если вы делаете работу, за которую вам платят с отсрочкой, то после сдачи работы у клиента появляется обязательство оплатить услугу в такой-то срок. Обязательство есть, но денег пока нет. Для вас это дебиторка, для клиента — кредиторка.

Бывает далеко отложенная кредиторка: например, если вы даете на товар гарантию пять лет, то с какой-то вероятностью в течение пяти лет у вас могут появиться обязательства по обеспечению этой гарантии. Например, вам заплатили три года назад, а сегодня пришли с гарантийным случаем. Теперь вы должны заплатить сотрудникам, чтобы этот гарантийный случай отработать. Эту кредиторку мало кто учитывает.

Бывает, что клиенты задерживают оплату и дебиторка копится месяцами. На бумаге бизнес прибыльный, а денег нет.

«Проедание» кредиторки

Самый растиражированный пример неправильного отношения к деньгам и обязательствам — это проедание кредиторки. Проще всего объяснить его на бизнесе, который занимается перепродажей с большими отсрочками — например, если вы сайт авиабилетов.

Покупатели делают вам предоплату за билет — или за услугу перевозки.
С авиакомпаниями вы рассчитываетесь с задержкой в месяц — так договорились.
Фактическая услуга оказывается вообще в произвольное время (хоть через неделю, хоть через полгода). И вам в любой момент может потребоваться оформить возврат, переоформить билет или еще что-нибудь.

И вот представьте: у вас преддверие сезона, люди начинают покупать билеты в отпуск, с каждым следующим месяцем объем продаж все больше и больше. Вы расплачиваетесь с перевозчиками, но благодаря растущей выручке остаток на счете все больше.

Выручка есть сегодня, а с поставщиками рассчитываемся через месяц. По мере того как выручка растет, на счете оказывается все больше денег

Кажется, что все хорошо: денег много, вы начинаете покупать машины, телефоны, снимать дорогой офис, делать новый сайт. И не замечаете, как начинаете «проедать» кредиторку — тратить деньги не из прибыли, а из той выручки, которой вы будете рассчитываться с перевозчиками через месяц. Это незаметно, потому что денежный «котел» постоянно пополняется.

На счетах все время есть деньги — кажется, что это прибыль и ее можно потратить

Потом сезон идет на спад, объем продаж становится меньше. А объем кредиторки — все тот же, двухмесячной давности, когда продажи были на пике. Если раньше в месяц вы выплачивали гораздо меньше, чем получали, то теперь наоборот, куда больше. Довольно быстро все деньги уходят на расчет с кредиторами, их не хватает, и фирма прогорает.

Выручка падает, а каждый месяц нужно рассчитываться за выручку прошлого месяца. Если «кредиторку» при этом проели, то однажды денег не хватит

Ошибка тут в том, что собственник оценивал здоровье бизнеса, опираясь на деньги на счете, а не на обязательства. Если бы он видел, какую прибыль компания генерирует на самом деле, он бы был осторожнее с тратами. Но когда у тебя на счете постоянно растет гора денег, на это как-то трудно смотреть.

Как правильно

Правила по обязательствам очень простые: считайте не только деньги, но и обязательства, причем обязательства в первую очередь.

Смотрите на операционную эффективность бизнеса. Это разница между обязательствами, которые вы создаете у других, и вашими обязательствами перед другими. Если вам должны больше, чем должны вы, — значит, бизнес потенциально работает «в плюс»

По операционной эффективности смотрите, сколько денег вы можете позволить вытащить из бизнеса, сколько вложить в сайт и мебель и так далее. Если у вас дебиторка 100 рублей, а кредиторка 90 рублей, вы не можете потратить 20 рублей на мороженое.

Тонкости

Несколько моментов, которые полезно знать начинающим.

Предоплата — не ваша. Если клиент сделал предоплату, это еще не ваши деньги. Обязательства по оплате чаще всего возникают не в момент подписания договора, а в момент подписания актов выполненных работ. Это значит, что если клиент сделал предоплату, но не подписал акты, он может оспорить предоплату в суде и вернуть ее. Так что предоплата еще ничего не значит. Вот акты — другое дело.

Прибыль — не самоцель. Бизнес может быть убыточным, если вы понимаете, что делаете. Например, стартап может первые десять лет накапливать базу подписчиков — и потом, когда база большая, начать продавать рекламу. Нет ничего страшного в том, что бизнес убыточный, — это важно осознавать.

Дебиторка сама не рассосется. Если у вас накапливается дебиторская задолженность, нужно начинать целенаправленно работать с клиентами, которые вам не платят. Для этого некоторые компании нанимают специальных людей, которые ведут претензионную работу, — капают на мозги тем, кто не платит. Если это не помогает, можно и в суд подать. Но если этим не заниматься, то сами по себе деньги не придут.

Учет — тем, кто создает обязательства. Если, например, вы дизайн-студия, то учитывать ваши обязательства должны менеджеры, которые продают проекты, — и не только обязательства клиента, но и ваши обязательства перед ним. Делать это они должны, советуясь с командой, которая будет работу выполнять. Иначе будет так: менеджер наобещал кучу всего, дал скидку, получил бонус и уволился. А компания потом разгребает, что он там наобещал.

Акты — наше все. Если вы выполняете работу и подписываете акты — сделайте так, чтобы актов было много и подписывать их нужно было часто, хоть раз в неделю. Каждый подписанный акт — это фиксированные обязательства клиента по оплате части вашей работы. Через эти акты вы в случае конфликта сможете достать из клиента оплату.

Отдельно обратите внимание на то, как у вас по договору происходит приемка. Иногда в договоре прописан какой-то бред вроде «приемка происходит путем передачи DVD-дисков ответственному сотруднику», а по факту вы все отправляли по почте. Если акты не подписаны, а по договору у вас приемка на DVD, то в суде ваши письма могут не признать. Ну и ничто другое не может подтвердить приемку работы так, как акты.

В следующих статьях мы продолжим разговор об основных понятиях управленческого учета. Все это нужно, чтобы вы увидели: на базовом уровне эти знания логичны, просты и не требуют финансового образования, но при этом помогают защитить бизнес от глупостей. Берегите финансы!

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎