Учет лекарственных средств и медицинских изделий

Сразу обратим внимание на то, что приказ № 747, которым руководствовались все лечебно-профилактические заведения при учете медикаментов, признан не применяемым на территории Украины. Поэтому с 09.09.2014 г. при учете лекарственных средств и медицинских изделий следует руководствоваться Методическими рекомендациями.

Конечно же следует руководствоваться и общими правилами учета, а именно Положением № 947 и приказом № 611.

Отметим, что Методическими рекомендациями утверждено много новых форм документов, касающихся учета лекарственных средств и медицинских изделий, поэтому в этой статье рассмотрим эти формы и приведем примеры их заполнения.

Итак, сначала разберемся, что именно относится к лекарственным средствам и медицинским изделиям.

Так, согласно Методическим рекомендациям лекарственные средства — это любые вещества либо комбинации веществ (одного или нескольких активных фармацевтических ингредиентов и вспомогательных веществ), которые имеют свойства и предназначены для лечения либо профилактики заболеваний у людей, или любые вещества либо комбинации веществ (одного или нескольких активных фармацевтических ингредиентов и вспомогательных веществ), которые могут быть предназначены для предотвращения беременности, восстановления, коррекции или изменения физиологических функций у человека путем осуществления фармакологического, иммунологического либо метаболического действия или для установления медицинского диагноза.

К лекарственным средствам относятся:

— активные фармацевтические ингредиенты;

— продукция in bulk (любое лекарственное средство, предназначенное для производства готового лекарственного средства, прошедшего все стадии технологического процесса, кроме стадии фасовки и/или конечной упаковки и маркировки);

— готовые лекарственные средства (лекарственные препараты, лекарства, медикаменты);

— средства, используемые для выявления возбудителей болезней, а также борьбы с возбудителями болезней или паразитами;

— лекарственные косметические средства и лекарственные примеси к пищевым продуктам.

К медицинским изделиям относятся:

— приборы, комплексы, системы, оборудование, аппараты, инструменты, устройства, имплантаты, принадлежности, материалы или другие изделия, в том числе инвазивные медицинские изделия;

— медицинские изделия для диагностики in vitro;

— медицинские изделия, которые не достигают основной предполагаемой цели в организме человека или на нем с помощью фармакологических, иммунологических либо метаболических средств, но функциям которых такие изделия могут способствовать;

— медицинские изделия, используемые как отдельно, так и в сочетании между собой, включая программные средства, необходимые для их надлежащего использования с целью обеспечения профилактики, диагностики, лечения, наблюдения или облегчения состояния пациента в случае заболевания, травмы, увечья или их компенсации; исследования, замены или видоизменения структуры (анатомии) органов, тканей либо физиологических процессов; контроля процессов оплодотворения.

То есть медицинские изделия — это оборотные активы (запасы), которые принадлежат заведению и обеспечивают его функционирование, а именно: перевязочные и шовные средства, стоматологические материалы, санитарно-гигиенические изделия и материалы, протезно-ортопедические изделия и материалы, посуда лабораторная, изделия окулярной оптики, изделия и материалы, предназначенные для упаковки и хранения изделий медицинских и лекарственных средств, наборы реагентов для медицинского, фотометрического, иммуноферментного, радиоиммунологического и других видов анализов, сумки санитарные, аптечки клинические, изделия из полимерных, резиновых и других материалов, принадлежности, приспособления, имплантаты, инструменты и другие изделия, которые применяются в медицинских целях и будут использованы, как правило, в течение одного года и не берутся на учет как основные средства.

Таким образом, учет большинства лекарственных средств и медицинских изделий соответствует учету других видов запасов. Однако есть и такие, которые подлежат особому предметно-количественному учету.

Так, предметно-количественному учету подлежат лекарственные средства согласно Перечню лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету в заведениях здравоохранения, определенному в приложении 3 к Правилам выписывания рецептов и требований-заказов на лекарственные средства и изделия медицинского назначения, утвержденным приказом № 360.

Предметно-количественный учет ядовитых, сильнодействующих и комбинированных лекарственных средств, содержащих подконтрольные вещества, ведется в журнале, форма которого утверждена приказом № 360.

Учет наркотических средств, психотропных веществ и прекурсоров ведется в журналах, формы которых предусмотрены в приложениях к Порядку № 11.

Учет крови, ее компонентов, препаратов и кровезаменителей при их заготовке и переработке на станциях и в отделениях переливания крови ведется по формам, определенным Минздравом.

Как и другие виды запасов, лекарственные средства и медицинские изделия в заведениях здравоохранения учитываются бухгалтерской службой и по месту их хранения (нахождения) материально ответственными лицами.

Учет медикаментов на складе

Крупные лечебно-профилактические заведения, как правило, имеют склад лекарственных средств и медицинских изделий (для удобства назовем и лекарственные средства, и медицинские изделия — медикаментами). Заведует таким складом провизор или главная медицинская сестра заведения, которые осуществляют прием медикаментов и дальнейшую их выдачу в отделение.

Поэтому складской учет должен обеспечивать своевременное и достоверное отражение операций по поступлению, перемещению и выбытию медикаментов.

Учет осуществляется по наименованиям по каждому лекарственному средству отдельно, с указанием его названия, дозировки, формы выпуска (таблетки, ампулы и т. п.), информации об упаковке (коробки, флаконы, тубы и т. п.), названия производителя лекарственного средства, количества, цены и суммы.

Для аналитического учета медикаментов материально ответственными лицами склада ведется Книга складского учета лекарственных средств и медицинских изделий, форма которой приведена в приложении 1 к Методическим рекомендациям. Приведем пример заполнения этой Книги на с. 16.

Материально ответственное лицо при приеме медикаментов на склад обязательно расписывается на каждом из трех экземпляров приходной накладной об их получении.

При этом первый экземпляр приходной накладной передается в бухгалтерию, второй — остается у материально ответственного лица, третий — возвращается поставщику.

В дальнейшем медикаменты должны быть переданы в отделение для использования. Старшие медицинские сестры каждого отделения определяют потребность в медикаментах и оформляют накладные (требования), которые выписываются ими в двух экземплярах.

В соответствии с указанной потребностью в накладных (требованиях) материально ответственными лицами склада осуществляется отпуск с проставлением фактически отпущенного количества по каждому наименованию, цены и суммы, а также общего итога по этому учетному документу в гривнях с копейками.

Форма такой накладной приведена в приложении 2 к Методическим рекомендациям. Приведем пример ее заполнения на с. 18.

Материально ответственным лицом склада на основании приходных накладных и расходных накладных (требований) производятся записи в Реестре полученных приходных накладных и Реестре выданных накладных (требований). Формы этих реестров являются приложениями 3 и 4 к Методическим рекомендациям соответственно. Их составляют в двух экземплярах и подают в бухгалтерскую службу не позже первого числа месяца, следующего за отчетным.

Один экземпляр реестра с подшитыми к нему накладными после проверки правильности оформления первичных документов остается в бухгалтерии, второй с отметкой бухгалтера о приеме возвращается материально ответственному лицу склада.

Материально ответственные лица склада не позже 2-го числа месяца, следующего за отчетным, составляют и подают в бухгалтерию Отчет о поступлении и отпуске (использовании) лекарственных средств и медицинских изделий. Форма этого Отчета является приложением 6 к Методическим рекомендациям.

Учет медикаментов в отделениях

Учет медикаментов ведется материально ответственными лицами отделений по наименованиям по каждому лекарственному средству в количественном измерении. Как, правило, материально ответственными лицами в отделениях являются старшая медицинская сестра и медицинские сестры, работающие на посту.

Материально ответственные лица отделений должны обеспечить условия хранения медикаментов, своевременное их оприходование со склада и выдачу на посты. Кроме того, материально ответственные лица должны соблюдать сроки составления отчетности по полученным со склада, выданным на посты и использованным медикаментами, а также своевременной подачи отделениями отчетов в бухгалтерскую службу заведения здравоохранения.

В каждом отделении полученные со склада запасы отражаются поступлением в Журнале учета полученных и использованных лекарственных средств и медицинских изделий, форма которого приведена в приложении 5 к Методическим рекомендациям.

Приведем пример заполнения этого журнала (см. с. 19), учитывая все требования, определенные п. 3 разд. 3 Методических рекомендаций.

Внимание! Остаток на конец месяца определяется следующим образом: остаток на начало месяца (графа 3) плюс поступило (графа 6) минус фактически использовано (графа 9). Следовательно, для определения остатка следует учесть только фактически использованные медикаментов, а не выданные на пост.

Старшие медицинские сестры отделений выдают медикаменты на посты (в манипуляционные комнаты), т. е. для фактического лечения больных в соответствии с листками-назначениями больным.

Медицинскими сестрами постов ведется Журнал учета фактически полученных и использованных лекарственных средств и медицинских изделий постами (манипуляционными комнатами), форма которого является приложением 7 к Методическим рекомендациям.

При этом медицинские сестры постов (манипуляционных комнат) не позже 1-го числа месяца, следующего за отчетным, на основании данных, указанных в этом Журнале, составляют Отчет о поступлении и использовании лекарственных средств и медицинских изделий постами (манипуляционными комнатами), форма которого является приложением 8 к Методическим рекомендациям, и подают главной (старшей) медицинской сестре отделения.

Приведем пример составления Журнала учета фактически полученных и использованных лекарственных средств и медицинских изделий постами (манипуляционными комнатами) на с. 20 — 21 и отметим, что итоговые данные этого Журнала отражаются в Журнале учета отделениями полученных и использованных лекарственных средств и медицинских изделий, пример заполнения которого приведен на с. 19.

В свою очередь материально ответственные лица отделений не позже 2-го числа месяца, следующего за отчетным, составляют и подают в бухгалтерскую службу заведения здравоохранения Отчет о поступлении и отпуске (использовании) лекарственных средств и медицинских изделий.

Отметим, что этот Отчет составляется на основании данных о поступлении медикаментов, а также на основании отчетов медицинских сестер, работающих на постах (в манипуляционных комнатах) о фактическом использовании медикаментов.

Также напомним, что фактическое использование медикаментов обязательно должно подтверждаться записями в листке назначений врача. Он является оперативным документом для регистрации режима пребывания больного в стационаре, назначенного ему диетического питания, методов обследования, медикаментозного лечения, физиотерапевтических и психотерапевтических процедур.

В соответствии с п. 1 ст. 9 Закона о бухучете основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций.

Внимание! Списание медикаментов без подтверждающих записей в листке назначений врача об их фактическом использовании расценивается специалистами Госфининспекции как необоснованное и является нарушением п. 1 ст. 9 Закона о бухучете.

Бухгалтерский учет медикаментов

Бухгалтерский учет медикаментов осуществляется с соблюдением единых методологических принципов, установленных Законом о бухучете, с учетом особенностей деятельности заведения здравоохранения. Также следует руководствоваться Положением № 947 и приказом № 611.

Бухгалтерия должна вести бухучет медикаментов в количественном и стоимостном измерении в гривнях с копейками по наименованиям и в разрезе материально ответственных лиц.

Отметим, что заведения здравоохранения имеют право самостоятельно выбирать метод списания. При этом для одного и того же вида медикаментов, имеющих одинаковое назначение и одинаковые условия использования, не могут применяться разные методы списания.

Суммы налога на добавленную стоимость, уплачиваемые при получении (покупке) медикаментов, не засчитываются в их стоимость, а относятся на фактические расходы бюджетного учреждения по КЭКР, предназначенному для приобретения этих запасов, или относятся к налоговому кредиту (п. 1 разд. VI Методических рекомендаций).

Напомним, что согласно Инструкции № 333 заведения здравоохранения приобретают медикаменты по КЭКР 2220 «Медикаменты и перевязочные материалы».

Остановимся на принципах списания медикаментов, определенных Методическими рекомендациями.

Так, списание использованных медикаментов может осуществляться бухгалтерией по балансовой стоимости или средневзвешенной себестоимости согласно отчетам о фактическом использовании, составляемым материально ответственными лицами. Об этих отчетах шла речь выше по тексту.

На конец месяца по каждому наименованию выводятся остатки этих запасов по количеству и сумме.

При этом в случае применения метода списания по балансовой стоимости медикаменты списываются по стоимости, отраженной в бухгалтерском учете.

При применении метода списания по средневзвешенной себестоимости списание осуществляется по расчету, который определяется по каждому виду подобных запасов. Так, суммарная стоимость остатка на начало отчетного периода и стоимость полученных в отчетном месяце медикаментов делятся на суммарное количество этих запасов на начало отчетного периода и полученных в отчетном периоде запасов.

Этот метод применяется в случае наличия значительного количества однотипных медикаментов, приобретенных по разным ценам, и исчисляется на периодической основе или при получении каждой партии медикаментов.

На основании отчетов материально ответственных лиц склада и отделений о поступлении и использовании медикаментов бухгалтерией по соответствующим бухгалтерским счетам ведется накопительная ведомость.

Напомним, что для учета операций о расходовании медикаментов применяется мемориальный ордер № 13 «Накопичувальна відомість витрачання матеріалів».

Записи по дебету субсчетов, корреспондирующих с материальными субсчетами, осуществляются в разрезе кодов экономической классификации расходов.

Мемориальный ордер подписывается исполнителем, лицом, проверившим мемориальный ордер, и главным бухгалтером.

Медикаменты, компоненты, бактерицидные препараты, дезинфицирующие средства, сыворотки, вакцины, кровь, пленка для рентгеновских снимков, материалы для проведения анализов и перевязочные средства, мелкий медицинский инвентарь (термометры, ланцеты, пинцеты, иглы и т. п.) учреждений в соответствии с приказом № 611 учитываются на субсчете 233 «Медикаменты и перевязочные средства».

Рассмотрим основные бухгалтерские проводки, связанные с приобретением и использованием медикаментов на условном примере.

Пример. Больница в октябре 2014 года приобрела инсулин для больных сахарным диабетом на условиях предварительной оплаты на общую сумму 10500 грн. (в том числе НДС — 1750 грн.). Кроме того, больницей были приобретены другие медикаменты с оплатой после их получения на общую сумму 15900 грн. (в том числе НДС — 2650 грн.). Также в октябре больница получила благотворительную помощь в виде медикаментов на общую сумму 5300 грн. (без НДС).

На лечение больных были использованы инсулин на общую сумму 5100 грн., другие медикаменты — на сумму 7100 грн., медикаменты, поступившие в виде благотворительной помощи, — на сумму 1200 грн.

В бухгалтерском учете больницы операции по пос­туплению и использованию медикаментов отражаются следующим образом: