Планирование проекта в диаграмме Ганта и взаимодействие в команде

Использование диаграммы Ганта для планирования — must have. Диаграмма Ганта – дает представление о сроках проекта, распределении работ по этапам, зависимостях, наглядно отражающий ход работы над проектом.

Планирование в формате такой диаграммы может быть выполнено в специализированных решениях – Microsoft Project, онлайн сервисах GanttPRO, RealtimeBoard, Gantiic, а также в неспециализированных, например, в Microsoft Excel. Рассмотрим, какие возможности могут предоставить нам эти решения.

Для построения графического отображения плана работ в Excel используют горизонтальную гистограмму с накоплением, такой подход может использоваться для простых проектов. При росте количества этапов и усложнении связей между ними будет расти время настройки и работы с планом, кроме того такая диаграмма не будет обладать преимуществами специализированных решений, например, Project.

С другой стороны, при построении диаграммы Ганта в Microsoft Project в большинстве случаев используется только 20% возможностей программы. Большое количество «фишек» просто не нужны для небольших проектов с ограниченным составом ресурсов. Поэтому использование Project для планирования проектов в организации, проектная деятельность для которой не является профильной, не всегда оправдано. Например, для ведения инвестиционных, маркетинговых проектов, социологических исследований, PR-акций, проектов по внутреннему развитию достаточно тех возможностей, которые предоставляют онлайн-сервисы. Они легки в освоении и не перегружены функционалом.

При этом диаграмма Ганта — это лишь один из инструментов по управлению проектом. Для повышения эффективности работы большое значение будет иметь наличие интеграции с модулем проектного документооборота, который обеспечивает соблюдение регламентов по управлению проектом и организацию взаимодействия участников проекта.

Казалось бы это задачи систем совершенно разного класса. Как их объединить?

Облачная система электронного документооборота DirectumRX http://rx.directum.ru позволяет решить этот вопрос. Задачи планирования решает модуль «Проекты» и решение «Планирование проектов».

Удобство планирования и взаимодейсвия

Решение позволяет работать с этапами, аналогично существующим системам. Копировать, перетаскивать этапы, меняя их порядок и уровень в табличной части; изменять сроки и длительность этапов – перетаскивая и изменяя размер линии прямо в диаграмме, выставлять связи между этапами типа «начало следующего после окончания предыдущего». Создавать новый план проекта копированием этапов уже существующего проекта, в том числе со сдвигом во времени. Дополнительно для обмена информацией с клиентами и коллегами, не подключенными к DirectumRX, реализован экспорт плана проекта в Project.

Для управления сроками этапов работ диаграмма синхронизирована с календарем рабочего времени DirectumRX. Таким образом, дата окончания этапа может быть рассчитана автоматически на основании даты начала и длительности этапа, с учетом выходных и праздничных дней.

Стартовать работы по этапам проекта и отправлять задачи можно прямо из диаграммы Ганта. По умолчанию сроком задачи будет установлена дата окончания этапа проекта, в качестве исполнителя указан ответственный за этап, во вложения добавлены ссылки на проект и этап проекта. Кроме этого в карточке задачи можно указать справочную информацию и дополнительных исполнителей, а также вложить необходимые документы.

При задержке выполнения работ руководителю проекта необходимо принимать решение либо о пересмотре сроков этапов проекта, либо о перераспределении работ. Для этого он должен иметь возможность отслеживать процент выполнения проекта в целом и по каждому из этапов.

Новое решение позволяет рассчитывать процент выполнения ведущих этапов и проекта в целом на основании одного из двух подходов: от продолжительности или стоимости этапа.

Как один из вариантов развития решения можно рассматривать ситуацию, когда процент выполнения будет формироваться автоматически на основании подписанных актов выполненных работ.

Подведем итоги

Диаграмма Ганта – это популярный формат представления плана работ по проекту. Тесное взаимодействие диаграммы с другими инструментами для управления проектом обеспечивает более эффективную работу по проекту.

Принимая решение о приобретении модуля «Проекты» и технического решения «Планирование проектов» DirectumRX вы получите систему, сочетающую планирование в формате диаграммы Ганта и ведение проектного документооборота. В диаграмме кроме стандартных возможностей по управлению характеристиками этапов реализована работа с задачами по этапам проекта, что может значительно упростить мониторинг состояния проекта.