Требования к проведению аудита человеческих ресурсов
Из представленных определений следует, что аудит в области человеческих ресурсов различается в зависимости от объектов аудита,в качестве которых могут выступать:
во-первых, трудовой коллектив (человеческие ресурсы организации), его численность, структура, особенности организационного взаимодействия (именуется оценкой кадрового потенциала);
во-вторых, система и процессы управления человеческими ресурсами: принципы, методы, технологии, алгоритмы, практики и процедуры управления (оценка кадровых процессов).
Оценка кадрового потенциала должна включать:
· анализ кадрового состава, его структуры, соответствия структуре и штатному расписанию, оценка укомплектованности, кадровой обеспеченности;
· оценку соответствия уровня образования и квалификации требованиям должностей, рабочих мест, производства;
· анализ данных об использовании рабочего времени, оценка абсентеизма;
· анализ текучести кадров, изучение движения работников, их карьеры;
· анализ трудовой дисциплины;
· исследование мотивации работников;
· изучение социальной защищенности работников (обеспеченность жильем, семейное положение и т.п.);
· сбор и анализ данных об условиях труда;
· изучение степени удовлетворенности работников.
Аудит кадровых процессов включает изучение кадровых целей и принципов, функций и методов, системы управления, уровня развития технологий, практик и процедур управления человеческими ресурсами, а также оценку результатов HR-менеджмента. Здесь мероприятия по аудиту определяются по соответствующему направлению.
Анализ кадровой политики и стратегии предполагает проверку соответствия целям организации, ее культуре, внешним факторам организационной среды.
Анализ функций и методов управления человеческими ресурсами включает: оценку будущих потребностей в персонале, анализ структуры занятости работников, оценку методов найма и отбора, источников покрытия потребности в персонале, анализ деловой оценки, профориентации и адаптации, анализ процессов обучения в организации, изучение работы с кадровым резервом, служебно-профессионального продвижения, анализ условий и безопасности труда и т.д. (в соответствиями с функциями);
Анализ технологического обеспечения кадровых процессов, прежде всего, должен служить проверкой на соответствие существующих процедур действующему трудовому законодательству, кадровой стратегии и политике, устремлениям высшего руководства.
Результаты управления человеческими ресурсами организации могут быть установлены через показатели социального благополучия организации, степень удовлетворенности субъектов, уровень доверия между субъектами.
К показателям социального благополучия организации можно отнести:
· уровень качества рабочей жизни субъектов, который определяется по объему сверхурочной работы, развитию охраны труда, количеству внерабочих корпоративных мероприятий, распространенности конфликтов;
· характеристику имиджа организации как работодателя.
Перечень указанных показателей может быть увеличен (в зависимости от требуемой степени социального благополучия).
Удовлетворенность субъектов представляет собой интегральный показатель, который включает в себя следующие частные удовлетворенности:
· удовлетворенность содержанием и режимом работы;
· удовлетворенность условиями работы и организации труда;
· удовлетворенность взаимоотношениями с руководством и кадровой службой;
· удовлетворенность возможностями карьерного роста;
· удовлетворенность полезностью труда;
· удовлетворенность системой вознаграждения;
· удовлетворенность условиями для творчества и самовыражения;
· удовлетворенность социально-психологическим климатом;
· удовлетворенность решением проблем администрацией;
· удовлетворенность общением на рабочем месте и вне его.
Уровень доверия и взаимопомощи в организации – также комплексный показатель, который проявляется через соблюдение договоренностей и обязательств, готовность к оказанию помощи, справедливость в распределении средств и осуществлении кадровых процедур, прозрачность принимаемых в системе управления кадрами решений.
В целом, любые названные объекты могут включаться в область аудита человеческих ресурсов, которая определяет содержание и границы аудита.
От области аудита зависят его цели, которые направлены на то, чтобы определить степень соответствия объекта аудита его критериям. Степень данного соответствия определяется в зависимости от полученных свидетельств аудита – записей, фактов, другой информации, связанной с критериями аудита и верифицируемой.
Критерии аудита – это совокупность политик, процедур или требований, используемых в качестве эталона, в соотношении с которым сопоставляют свидетельства аудита, полученные при его проведении [1]. Таким образом, проведение аудита человеческих ресурсов требует установленных документально требований к кадровому составу организации, а также к процессу управления человеческими ресурсами. Это могут быть локально устанавливаемые требования, а, кроме того, требования трудового законодательства, сформулированные в Трудовом кодексе и иных нормативных актов федерального, регионального или местного уровня.
Проведение аудита завершается установлением выводов (или наблюдений), которые представляют собой результаты оценки собранных свидетельств аудита на соответствие его критериям. Все выводы обобщаются в заключении по результатам аудита. Блок процессов проведения аудита представлен на рис. 10.1.
Рис. 10.1. Блок-схема процесса аудита [1].
Субъекты аудита, т.е. лица, проводящие аудит, называются аудиторами. Один или несколько аудиторов, при необходимости поддерживаемых техническими экспертами (лицами с соответствующими знаниями и опытом), представляют аудиторскую группу.
ГОСТ Р ИСО 19011-2012 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента» определяет следующие принципы аудита систем менеджмента, соблюдение которых позволяет сделать аудит надежным, эффективным и объективным инструментом управления:
1) целостность как основа профессионализма (соблюдать требования, проявлять компетентность, не поддаваться влиянию);
2) беспристрастность (обязательство предоставлять правдивые и точные отчеты);
3) профессиональная осмотрительность (умение принимать правильные решения при проведении аудита);
4) конфиденциальность (неразглашение информации);
5) независимость (основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита);
6) подход, основанный на свидетельствах (разумная основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе систематического аудита) [1].
Основой проведения аудита является его программа – совокупность мероприятий по проведению одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели.
Управление программой аудита по ГОСТ Р ИСО 19011-2012 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента» осуществляется по следующей схеме, соответствующей циклу PDCA (планирование – выполнение – проверка – действие):
1. Разработка целей и программы аудита.
2. Внедрение программы аудита.
3. Мониторинг программы аудита.
4. Анализ и улучшение программы аудита.
Рассмотрим каждый из этапов подробнее применительно к аудиту человеческих ресурсов.
Целеполагание, осуществляемое на первом этапе, обеспечивает высшее руководство. Основой для определения целей аудита в области человеческих ресурсов могут являться:
- соблюдение требований трудового законодательства для подготовки к проверкам (государственной инспекции труда (ГИТ), профсоюзных организаций, прокуратуры и иных государственных органов);
- определение количественных и качественных характеристик персонала на соответствие требованиям политики, стратегии и стандартов организации;
- рассмотрение требований к системе управления человеческими ресурсами и ее согласованность с общей системой управления;
- диагностика кадровых процессов и процедур.
При разработке программы аудита человеческих ресурсов необходимо, во-первых, определить лицо, управляющее программой аудита. Это может быть руководитель аудиторской группы (внешний консультант), директор по персоналу организации.
Затем управляющий программой аудита:
- устанавливает объем аудита, который зависит от области аудита, его целей, сложности оценки, мнений заинтересованных сторон и других факторов;
- идентифицирует и оценивает риски программы аудита (риски планирования, ресурсов, аудиторской компетентности, внедрения, мониторинга);
- разрабатывает процедуры проверки (включая разработку графиков, обеспечение защиты информации, использование соответствующих методов, составление записей и отчетов по аудиту);
- определяет ресурсы (финансовые, человеческие, временные ресурсы, технические средства, коммуникационные системы).
На втором этапе программа аудита конкретизируется. Под каждый конкретный аудит разрабатывается перечень целей, области и критерии аудита. Как уже указывалось, как правило, целью аудита является определение степени соответствия критериям: требованиям законодательства, стандартам системы управления, политике, стратегии, регламентам, процедурам, правилам внутреннего распорядка, положениям (по оплате труда, аттестации и т.п.). На этапе внедрения определяется перечень методов аудита, формируется аудиторская группа (аудиторы, технические эксперты, руководитель группы), определяется порядок сбора свидетельств аудита, соответствующих записей.
На этапе мониторинга управляющий программой аудита оценивает:
- соответствие аудита его программе, целям и календарным планам,
- степень реализации плана аудита;
- обратную связь от высшего руководства и заинтересованных сторон.
Анализ и улучшение программы аудита включает в себя учет результатов проведенного мониторинга, учет рисков, вопросов безопасности и конфиденциальности, изучение новых методов аудита. В случае необходимости производятся необходимые корректировки программы аудита.
Проведение аудита человеческих ресурсов в соответствии с определенной программой может включать следующие мероприятия (согласно ГОСТ Р ИСО 19011-2012):
1. Организация проведения аудита. На данном этапе устанавливается первоначальный контакт с проверяемой организацией для определения и согласования конкретных действий и ответственности. Итогом контакта является определение возможности проведения аудита.
2. Подготовка к проведению аудита на месте, которая включает
а) анализ документации по системе управления человеческими ресурсами (кадровая политика и стратегия, организационная структура, положения, регламенты, инструкции и стандарты, отчеты по предыдущим аудитам);
б) подготовку плана аудита на основе программы и проанализированной документации (в план включаются цели, область, критерии аудита, его место и время проведения, методы аудита, роли и обязанности аудиторов, распределение ресурсов, определение представителей проверяемой организации, содержание отчета по аудиту, иные значимые моменты);
в) распределение работ между членами группы по аудиту;
г) подготовку рабочих документов (контрольные листы, планы выборок, свидетельства, выводы аудита, протоколы совещаний).
3. Проведение аудита на месте содержит последовательные этапы:
1) проведение предварительного совещания с руководством проверяемой организации (принятие плана, представление группы);
2) анализ документов во время проведения аудита;
3) обмен информацией между группой по аудиту, заказчиком аудита, проверяющей организацией, внешними органами;
4) определение роли и обязанностей сопровождающих лиц и наблюдателей;
5) сбор и верификация информации (свидетельств аудита) с применением методов опроса, наблюдения, анализа документов;
6) формирование выводов аудита;
7) подготовка заключения по результатам аудита, которое включает согласованные выводы группы, возможные рекомендации и действия по результатам аудита;
8) проведение заключительного совещания с оглашением результатов аудита.
4. Подготовка и рассылка отчета по аудиту (который содержит характеристику аудита и завершается заявлением о степени соответствия критериям аудита).
5. Завершение аудита (соглашение о выполнении всех намеченных мероприятий, определение порядка хранения документов).
6. Действия по результатам аудита (корректирующие и предупреждающие).
При проведении аудита могут применяться методы:
а) на месте (в организации) и на расстоянии,
б) основанные на взаимодействии людей или без взаимодействия.
К возможным методам аудита относятся: интервью, заполнение проверочных листов и опросников, тестирование, проведение анализа документации, осуществление представительной выборки (если изучение всей информации нецелесообразно или слишком дорого), посещение подразделений, наблюдение, анализ данных (в том числе, экономический, функционально-стоимостной, метод анализа затрат-результатов и т.п.). При необходимости список методов можно расширить, дополнив его, например, анализом деятельности после аудита, целью которого будет получение информации о работе аудитора во время выполнения действий по аудиту, определение его сильных сторон и недостатков.
Источниками информации аудита человеческих ресурсов служат локальные акты, документы системы менеджмента (положения, стандарты, регламенты, инструкции), трудовые показатели, результаты анкетирования и интервью, параметры наблюдений.
В аудит человеческих ресурсов может входить оценка работы кадровой службы. Оценивается полезность (оценка роли службы в организации), результативность (оценка достижения поставленных целей) и эффективность (уровень расхода ресурсов для достижения целей или цена результата) [6]. Обобщенные показатели эффективности деятельности кадровых служб представлены в таблице 10.1.
Показатели эффективности деятельности кадровых служб [8, c. 581]
Группа показателей Перечень показателей Показатели собственно экономической эффективности Соотношение издержек на обеспечение рабочей силой и полученных результатов деятельности Затраты на отдельные программы деятельности кадровой службы в расчете на одного работника Эффект воздействий данных программ на результативность деятельности работников и организации в целом Отношение бюджета кадровой службы к численности персонала Показатели степени укомплектованности кадрового состава Соответствие численности работников числу рабочих мест Соответствие профессионально-квалификационных характеристик работников требованиям рабочих мест Показатели степени удовлетворенности работников Степень удовлетворенности работой в данной организации Степень удовлетворенностью деятельностью кадровой службы Косвенные показатели эффективности Текучесть кадров Уровень абсентеизма Производительность труда Показатели качества продукции (процент брака, рекламаций и т.д.) Количество жалоб работников Уровень производственного травматизма и профзаболеваний
Таким образом, суть аудита человеческих ресурсов состоит в том, чтобы установить соответствие состояния организационной системы HR-менеджмента установленным требованиям нормативных актов, стандартов качества, стратегическим показателям. В случае выявленного несоответствия система управления человеческими ресурсами должна подвергнуться корректировке для достижения требуемых нормативов.
Вопросы и задания для самопроверки:
- Какова роль аудита в оценке управленческих процессов, какие виды аудита вы знаете?
- Какие существуют концепции аудита человеческих ресурсов?
- Что такое кадровый аудит, какие виды кадрового аудита вы знаете?
- Какие два типичные объекта кадрового аудита вы можете назвать? Какие требования предъявляются к этим двум типам аудита?
- Опишите процедуру оценки кадрового потенциала.
- Что входит в оценку кадровых процессов?
- Какова типичная процедура аудита? Что такое свидетельства аудита, критерии аудита? Для чего они служат?
- Предположите, какие требования могут предъявляться к субъектам кадрового аудита.
- Охарактеризуйте основные принципы аудита систем менеджмента согласно ГОСТ Р ИСО 19011-2012.
- Составьте примерную программу кадрового аудита. Назовите ее ключевые этапы.
- Какими методами может осуществляться аудит человеческих ресурсов?
- Назовите основные источники кадрового аудита.
- Каковы основные показатели оценки эффективности кадровой службы?
- Какими способами может быть оценена эффективность совершенствования системы управления человеческими ресурсами?
1. ГОСТ Р ИСО 19011-2012. Руководящие указания по аудиту систем менеджмента. ISO 19011:2011 Guidelines for auditing management systems. Издание официальное. – М.: Стандартинформ, 2013. – 36 с.
2. Шлендер, П.Э. Аудит и контроллинг персонала организации: Учебное пособие [Текст] / П. Э. Шлендер ; под ред. П. Э. Шлендера. - М. : Вуз. учеб.-ВЗФЭИ, 2006. - 223 с.
3. Кулинцев, И.И. Экономика и социология труда [Текст] / И.И. Кулинцев. - М.:Е&М, 1999. — 274 с.
4. Никонова, Т.В. Управленческий аудит: Персонал [Текст] / Т.В. Никонова, С.А. Сухарев; Под ред. Ю.Г. Одегова. — М.: "Экзамен", 2002. — 222 с.
5. Одегов, Ю.Г. Оценка эффективности работы с персоналом: методологический подход: Учебно-практическое пособие [Текст] / Ю.Г. Одегов, К.Х. Абдурахманов, Л.Р. Котова – М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2011. – 752 с.
6. Ряковский, С.М. Как оценить деятельность службы персонала [Текст] / С.М. Ряковский // Справочник по управлению персоналом. — 2003. — № 6. — с. 40-49.
7. Социальный аудит : учебник [Текст] / под редакцией д.э.н., проф. А.А. Шулуса; д.э.н., проф. Ю.Н. Попова. – М. : Издательский дом «АТИСО», 2008.– 524 с.
8. Управление персоналом организации: Учебник [Текст] /Под ред. А.Я. Кибанова. — 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ИНФРА-М, 2005 – 638 с.
9. Экономика труда и социально-трудовые отношения [Текст] / Под ред. Г. Г. Меликьяна. Р. П. Колосовой. ‑ М: Изд-во МГУ, 1996. — 623 с.
10. Candau P. Audit social : méthodes et techniques pour un management efficace. Ed. Vuibert rééd. 2002.
11. Meignant A. Manuel d’audit du management des ressources humaines. Ed. Liaisons. Paris. 2ème édition 2009.