Как сменить офис, не потеряв деньги, нервы и сотрудников
Есть поговорка, что один переезд хуже двух пожаров. Возможно, все не так плохо, однако решение сменить офис может серьезно потрепать нервы не только руководству, но и рядовым сотрудникам. Как сделать переезд не таким страшным событием и сохранить время и деньги арендатора, разбирался портал "Арендатор.ру".
На 150 переездов больше
За прошлый год офисы в Москве сменили около 850 организаций. Согласно данным CBRE в 2015 году на переезд решились порядка 700 компаний.
Руководитель отдела маркетинга ЗАО "Деликатный переезд Северо-Запад" Евгения Енбаева, не раскрывая показателей, отметила, что в 2016 году в Санкт-Петербурге количество переездов выросло не более чем на 2%.
"Что примечательно, небольшие компании (с офисами площадью до 500 кв. м) переезжали чуть реже (−4%), при этом стало больше запросов, связанных с внутренними перемещениями, — примерно на 8%, — рассказала эксперт. — На наш взгляд, это связано с тем, что арендодатели зачастую были готовы пойти навстречу своим арендаторам, чтобы удержать их, предлагая, например, сокращение существующих площадей. В начале 2017 года мы наблюдали оживление на рынке офисных переездов. Спрос среди небольших компаний вырос на 19%".
По словам директора по аренде управления недвижимости компании Millhouse Елены Малиновской, изменения на рынке коммерческой недвижимости позволили некоторым компаниям существенно улучшить свои условия, например, переехать в более качественный офис.
Специалист отметила, что за последние полтора года существенно вырос спрос со стороны компаний фармацевтической, IT-отраслей, сферы финансовых услуг. "По нашему портфелю бизнес-центров класса А это особенно заметно. Так, в "Белых Садах" появились сразу три фармацевтические компании, а в Four Winds Plaza такой арендатор расширил занимаемые площади", — поделилась Малиновская.
Эксперты уверяют, что затраты на переезд и в Москве, и в Санкт-Петербурге в первую очередь определяются потребностями арендатора и особо не отличаются. Если брать офис в состоянии shell & core, то сюда входят: услуги архитектора и инженера, услуги управляющей компании, строительно-монтажные работы, мебель, IT, услуги грузчиков и так далее.
При этом на петербургском рынке все еще много помещений с отделкой зачастую небольшой площади (менее 1 тыс. кв. м). В таком случае смета будет складываться только из расходов на мебель (если она меняется), IT и сам переезд .
Как формируются затраты на переезд
На первый взгляд, все просто — окончательная стоимость переезда формируется, исходя из времени, затраченного специалистами, и их количества, из категории и времени работы транспорта, а также на основании стоимости используемой упаковки.
Однако игроки рынка предупреждают: есть множество дополнительных факторов, влияющих на длительность переезда, а, значит, и на его стоимость. К ним относятся необходимость разборки мебели, наличие предметов тяжелее 100 кг, для которых нужно спецоборудование, а также предметов, требующих изготовления индивидуальной упаковки (например, высокие цветы, каменные столешницы), размеры дверных проемов, ширина лестничных пролетов, расстояние между адресами и так далее.
Оценить затраты в среднем весьма проблематично, расходы в каждом отдельном случае рассчитываются индивидуально. По некоторым прикидкам, стоимость одного рабочего места может варьироваться от 1 тыс. до 5 тыс. рублей.
За прошедшие полтора года стоимость на основные составляющие переезда выросла. Затраты на упаковочные материалы, автотранспорт и работу сотрудников увеличились от 10 до 15%. При этом игроки рынка настаивают: нельзя сказать, что стоимость офисного переезда поднялась существенно.
"Мы отслеживаем среднюю стоимость сделки, этот показатель с конца 2015 года вырос лишь на 8,5%. Безусловно, многие компании заинтересованы в сокращении своих затрат, в том числе на переезд . Мы идем нашим заказчикам навстречу и предлагаем различные варианты, которые могут позволить оптимизировать затраты, сохраняя качество оказываемых услуг и гарантируя безопасность имущества", — уверяет Евгения Енбаева.
Как сократить затраты на переезд
Из-за кризиса бюджеты переезжающих компаний значительно сократились, и они ищут все новые и новые способы экономии и оптимизации расходов, подчас жертвуя качеством, рабочим временем своих сотрудников и сохранностью имущества.
Но затраты на переезд можно сократить без ущерба качеству, наняв профессиональную управляющую компанию, сообщил Павел Якимчук, руководитель направления внутренней отделки помещений СBRE. По его словам, практика показывает, что на каждом рубле, вложенном в услуги таких фирм, заказчики экономят около 4 рублей бюджета проекта.
Чтобы минимизировать затраты, прежде всего, необходимо получить объективную оценку стоимости переезда, которая в большинстве случаев возможна только по итогам осмотра объема имущества и помещений на адресах отправления и прибытия специалистом мувинговой компании.
Получив коммерческое предложение с графиком переезда и сметой, арендатор сможет рассмотреть варианты сокращения затрат совместно с менеджером компании перевозчика.
Так как стоимость передислокации офиса в большей степени зависит от времени, потраченного на него, самый логичный шаг, по мнению "Деликатного переезда", — это сократить время за счет самостоятельной подготовки.
Для этого нужно заранее заказать упаковочные материалы, чтобы сотрудники могли подготовить свои рабочие места. Можно самостоятельно упаковать личные вещи, документы и канцелярию, а вот разборку и упаковку мебели и техники лучше доверить специалистам, чтобы гарантировать безопасную перевозку. Сокращению времени переезда также способствует наличие плана расстановки в новом офисе и правильно подписанное имущество.
Большая ошибка — экономить на упаковке, ведь риск риск повреждения техники и мебели слишком велик, а стоимость реставрации, ремонта или даже замены может в итоге оказаться больше стоимости переезда. Чтобы сократить затраты заказчика на эту важную составляющую любого "переселения", тот же "Деликатный переезд " активно применяет в своей работе многоразовые упаковочные материалы, которые можно просто взять в аренду на время переезда, что будет дешевле покупки.
Выбор подрядчика
Выбор подрядчика — пожалуй, самый ответственный этап в процессе организации переезда. От перевозчика будет зависеть не только безопасность имущества арендатор и комфорт сотрудников, но и то, насколько быстро компания сможет начать работу в новом офисе. При выборе мувинговой компании эксперты призывают обратить внимание на следующие факты:
наличие подтвержденного опыта по аналогичным проектам (год основания компании, количество реализованных аналогичных перевозок офисов за прошедшие два-три года и рекомендательные письма);
наличие ресурсов для выполнения работы в требуемый срок и с должным качеством: собственный склад, автопарк, погрузочная техника, количество человек в штате;
гарантию сохранности перевозимого имущества (страховой полис, иски на компанию);
наличие эффективной системы организации труда, контроля процесса и качества выполняемых работ.
Зоны риска
При переезде рискуют обе стороны: как арендатор, так и собственник офисного центра, причем у последнего, по заверениям экспертов, рисков всегда больше.
Если арендатор самостоятельно делает ремонт, то главные риски, да и просто неудобства, связаны с отделочными работами (ущерб, шум во время строительства и тому подобное). Павел Якимчук отметил, что условия переезда фиксируются в договоре аренды в части порядка производства отделочных работ и доставки грузов, включая пользование грузовым лифтом. "Арендодатель может законно "блокировать" переезд в случае, если арендатор грубо нарушает свои обязательства по производству ремонта. Но такие случаи очень редкие. При правильной организации работ риски исключены", — подчеркнул он.
Бывают случаи, что собственник делает отделку для арендатора, а тот потом не принимает помещение и отказывается въезжать в него. Или, наоборот, при выезде наносит сильный ущерб зданию или помещению. Все эти моменты и прописываются в договоре.
Также в соглашении важно зафиксировать условия переезда: в какой срок арендатор должен уведомить арендодателя о переезде и в каком состоянии должен вернуть помещение. Если договор нарушается, то другая сторона может обратиться в суд — и такие случаи встречаются и в Москве, и в Санкт-Петербурге. По словам экспертов, чем четче прописан договор аренды, тем проще решать конфликтные ситуации.
Но владельцу БЦ вполне по силам предотвратить возникновение рисков. Например, затягивания сроков и, как следствие, простоя сотрудников переезжающей компании и потери их рабочего времени можно избежать, тщательно распланировав весь процесс переезда, а также штрафуя нерасторопного арендатора.
Не допустить возможных повреждений, потери или кражи имущества компании можно с помощью контроля и наблюдения со стороны как заказчика, так и исполнителя.
Важно помнить, что в БЦ действуют определенные правила эксплуатации каждого из помещений, и арендаторы обязаны их соблюдать, так как они указаны в договоре. Значительная часть этих правил влияет на процесс въезда и выезда арендаторов, к ним могут относиться не только запрет на стоянку грузовых автомобилей на общей парковке, но и ограничения: по времени и возможности использования лифтов, в том числе пассажирских и грузовых; по использованию тех или иных зон для переноса габаритных предметов (например, входная зона, облицованная кафелем и тому подобное); по уровню шума, допустимого в помещениях.
Кстати, процесс переезда и связанные с ними издержки могут вызвать недовольство других арендаторов — из-за того же шума или "перегруженности" помещений. Этого можно избежать, если в бизнес-центре имеются четкие правила проведения работ на территории объекта, а механизм урегулирования подобных ситуаций хорошо отлажен.
Таким образом, график переезда формируется с учетом этих требований, а процесс согласуется с владельцем БЦ. Тогда непредвиденных ситуаций возникать не должно, и переезд проходит по плану.
И все же бывают случаи, когда, несмотря на соблюдение арендатором и его исполнителями всех требований по эксплуатации здания, владельцы БЦ препятствуют выезду, удерживают имущество — например, если у выезжающего арендатора осталась задолженность по аренде или коммунальным платежам. Реальные механизмы у владельца БЦ для этого есть, но это абсолютно незаконно, предупреждает руководитель отдела развития ЗАО "Деликатный переезд " Михаил Колпаков.
Наконец, чтобы избежать ущерба от повреждения интерьера БЦ (стены, дверные проемы, полы, лифты, дорогая отделка), в договоре аренду нужно прописывать ответственность арендатора и возможные компенсации владельцу в случае нарушения соглашения. В свою очередь, арендатор также может законно переложить данную ответственность на плечи подрядчика, если соответствующий пункт учесть в документе.
Администрации некоторых БЦ сами выбирают одного или нескольких благонадежных партнеров в качестве официальных перевозчиков, которым разрешено проводить работы на территории, и рекомендуют их своим арендаторам. Тогда сотрудники компании хорошо знают условия на территории объекта, потребности собственника и арендаторов при переезде, налаживается долговременная коммуникация между ответственными лицами с каждой из сторон, а сам процесс переезда проходит для всех проще и быстрее, резюмирует Колпаков.
На что смотрят арендаторы
Главное, на что обращают компании, решившиеся на переезд , — это стоимость аренды. Во второй половине прошлого года данный показатель в столичных офисных проектах класса А был рекордно низким, и многие арендаторы захотели улучшить локацию офиса и/или повысить его класс без увеличения затрат.
Среди других важных параметров при выборе офисного здания игроки рынка указывают транспортную доступность, уровень объекта (не только формальное соответствие критериям класса А, но и общее впечатление от здания, качества сервиса, представительности пула арендаторов), качество и надежность собственника, перечисляет Павел Барбашев, директор по управлению активами O1 Properties. Для иностранных компаний дополнительным критерием является соответствие здания параметрам экологической эффективности.
Конечно, важны и характеристики самих офисных помещений. Руководитель отдела офисной недвижимости компании Maris в ассоциации с CBRE Алена Бердиган рассказала, что за последние полтора−два года повысился спрос на площади со смешанной или открытой планировкой — арендаторы уходят от кабинетной системы, предпочитая open space.
Развитая инфраструктура как самого здания, так и окружающего района тоже является конкурентным преимуществом. Просто стен, парковки и столовой уже недостаточно, ведь сотрудникам хочется максимально удовлетворить свои повседневные потребности — им нужны магазины, рестораны, салон красоты, отделение банка, медицинский центр, спортзал, а порой и детский сад.
Это подтверждают и ведущие аналитики. В мае Maris в ассоциации с CBRE опубликовала исследование, в котором говорилось, что наличие большой парковки является одним из ключевых факторов, влияющих на решение при переезде в конкретный бизнес-центр в Санкт-Петербурге.
Тогда же деловой квартал Neopolis и HeadHunter огласили результаты опроса, согласно которым 42% респондентов, живущих в столице, рассматривают возможность работать в офисном центре в Новой Москве, если в нем есть расширенный состав сервисных операторов.
Специалисты, опрошенные порталом "Арендатор.ру", сходятся во мнении, что в 2017−2018 годах на офисном рынке Москвы и Санкт-Петербурга сохранится оживление и мы увидим высокую активность в классе А, которую будут стимулировать не только низкий уровень арендных ставок, но и снижение доли пустующих помещений в целом на фоне низкого уровня ввода в эксплуатацию новых объектов.
Как прогнозируют аналитики, в ближайшие полтора года арендаторы станут реже менять офисы. Всплеск наблюдался с началом последнего экономического кризиса (компании в основном перемещались в более дешевые БЦ), однако сейчас ситуация в целом стабилизировалась, так как все, кто намеревался сменить офис в целях экономии, уже сделали это, и волна переездов схлынула.
Выстоявшие БЦ остаются очень лояльными к своим арендаторам, сохраняют гибкие условия. Удержав арендатора, сейчас БЦ не готовы им рисковать.
Игроки рынка считают, что представители большинства видов бизнеса пребывают в ожидании новых экономических сдвигов. Очередные резкие валютные колебания могут повести за собой изменения ситуации, но спрогнозировать их компании не в силах.