2.16. Гриф утверждения документа

Если документ составлен не на бланке, то в наименование должности входит наименование организации.

Директор ЗАО «Тракт»

Кутузов В.Р.Кутузов

При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения состоит из:

слова “УТВЕРЖДЕНО”, «УТВЕРЖДЕН», «УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ»;

названия документа (в Твор. пад.);

Совета трудового коллектива

Допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки

Решением общего собрания акционеров

от 11.10.2001 № 12

Гриф утверждения является обязательным реквизитом лишь для некоторых видов документов:

Актов (проверок и ревизий; передачи дел; списания . ).

Договоров (о поставках; о производстве работ; аренде помещений . ).

Заданий (на капитальное строительство; технических. ).

Инструкций (должностных; по документационному обеспечению управления; технике безопасности. ).

Нормативов (расхода сырья, материалов; численности работников. ).

Отчетов (о производственной деятельности; командировках. ).

Перечней (предприятий, на которые распространяются льготы; должностей работников с ненормированным рабочим днем. ).

Планов (производственных; внедрения новой техники; работы коллегии. ).

Положений (о министерстве; премировании. ).

Программ (проведения работ; командировок; мероприятий. ).

Смет (расходов на содержание управленческого аппарата; на капитальное строительство. ).

Стандартов (государственных, отраслевых, технических. ).

Расценок на производство работ.

Структуры и штатной численности.

Тарифных ставок.

Форм унифицированных документов.

Штатного расписания и изменения к нему.

В таких документах, как структура и штатная численность и штатное расписание, гриф утверждения дополнительно удостоверяется печатью.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

2.17. Резолюция

Это надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ в документе. Резолюция состоит из следующих элементов:

По своему характеру текст резолюции может быть двух видов:

1.Содержащий решение вопроса (“Зачислить”, “Отказать”, “Выделить 200 р.”. ).

2. Содержащий указание на порядок подготовки вопроса. В этом случае текст резолюции содержит:

характер и порядок решения вопроса;

подпись составившего резолюцию (без ее расшифровки);

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, то ответственный указывается первым без пометки “ответственный”. Инициалы исполнителя указываются после фамилии.

На документах, порядок исполнения которых уже известен и не требует никаких дополнительных указаний, в резолюции могут быть указаны только исполнитель и срок исполнения:

Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа, то ставится только фамилия исполнителя с инициалами, подпись и дата:

Резолюция пишется разборчивым почерком, под углом по отношению к тексту документа на отведенном ГОСТом месте; если имеются другие резолюции, они пишутся на свободных местах лицевой стороны документа. Новым стандартом допускается оформление резолюций на отдельном листе, но, к сожалению, не оговариваются случаи, когда это приемлемо. Вероятно, это можно рекомендовать, когда на документе нет свободного места или резолюция выливается в отдельный распорядительный документ.

Если исполнителей документа несколько, они указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без отметки «ответственный»):

И.С. Малышеву

И.И. Федотову

Подготовить проект ответа

с обоснованием к 12.03.2011

Личная подпись 01.03.2011

Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны. Допускается писать резолюции на отдельных листах бумаги. При создании таких листков-резолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и скрепляя их с письмом металлической скобой или скрепкой).

Ошибки в резолюциях

1. Руководитель не решает вопрос по существу, а лишь знакомится с содержанием и переадресовывает документ исполнителю с резолюцией типа “Для руководства”, “Для ответа” и т.д.

2. Во многих резолюциях отсутствует срок исполнения, когда он необходим. А в некоторых вместо сроков указывается “Срочно”. Призыв к срочности - обычно свидетельство отсутствия системности.

3. Резолюцию на документе вообще не ставят, переадресовывая его.

Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основанием для взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.